Unele companii pot funcționa cu succes pe bază de numerar, dar acest model este destul de greu de susținut odată ce treceți de etapa mamei și popului. Este deosebit de dificil dacă vindeți alte companii care de multe ori nu se așteaptă să plătească în avans pentru achizițiile lor. În schimb, veți crea o factură pentru produsul dvs., pe care clientul dvs. o va plăti ulterior. În perioada dintre factura emisă și clientul care o plătește, este descrisă ca o factură deschisă în scopuri contabile.
Definirea facturii furnizorului
O factură este, în esență, un acord între vânzător și client.Furnizorul este de acord să furnizeze produsul sau serviciul în prealabil și clientul este de acord să plătească produsul sau serviciul în conformitate cu termenii facturii. Acești termeni includ o dată specificată când plata este datorată, iar majoritatea facturilor includ o penalizare pentru plățile datorate în trecut. Unii furnizori oferă un morcov și stick, oferind o reducere similară pentru plata în avans. În orice caz, vânzătorul acordă în principal credit clienților și se așteaptă să fie plătit - cel puțin în cea mai mare parte a timpului - în timp util.
Conturi de plată, Conturi de creanțe
Atât clientul, cât și vânzătorul trebuie să contabilizeze o factură deschisă în bilanțul lor. Pentru vânzător, este un activ curent. Este vorba de bani pe care se poate conta în mod rezonabil pentru a plăti datoriile viitoare, cum ar fi plățile de leasing sau facturile pentru materiile prime. Pentru client, este o datorie curentă. Va apărea în bilanțul dvs. în raport cu activele dvs. curente, care includ rezervele dvs. de numerar și fluxul de trezorerie curent, precum și propriile conturi de încasat. În ambele cazuri, rămâne în acea locație până când factura este închisă.
Încheierea definiției facturii
O factură rămâne deschisă până când clientul primește și vânzătorul primește plata integrală. La finalul clientului, plata este înregistrată ca un credit pentru contul de plătit, indicând în mod ideal numărul facturii și, eventual, identificarea furnizorului. Aceasta oferă o pistă de audit în cazul în care ar trebui să existe o problemă cu factura sau plata acesteia. La sfârșitul vânzătorului, plata este înregistrată ca o notă de credit în registrul de încasări contabile, identificată prin numărul facturii și, în mod ideal, numărul de verificare al clientului. În ambele cazuri, plata integrală pentru a corespunde valorii corecte a facturii - scăderea oricărei reduceri corespunzătoare sau adăugarea unei taxe corespunzătoare dobânzii - factura poate fi închisă acum.
Plățile parțiale complică lucrurile
Este relativ simplu să țineți evidența unei facturi deschise și să o schimbați la una închisă dacă este eliminată cu o singură plată integrală. Este ceva mai complicat dacă efectuați sau primiți plăți parțiale pe aceeași factură pe o perioadă de timp. Procesul de bază al postării în registrul de plăți pentru conturi, dacă sunteți clientul, sau registrul de încasări de conturi, dacă sunteți vânzătorul, rămâne același. Dificultatea constă în asigurarea corectitudinii cumulate a plăților, odată ce ați calculat penalitățile de interes și că acestea sunt atribuite facturii corecte. Unele servicii și produse software terțe părți, cum ar fi OpenInvoice.com, automate și eficientizează acest proces.
Opțiunea de reducere a facturilor
Nu este neobișnuit ca firmele cu o mulțime de facturi deschise să se confrunte cu probleme tranzitorii privind fluxul de numerar, în timp ce așteaptă plata acestor facturi. În acele situații, unele companii fac apel la opțiunea cunoscută sub numele de discount de facturare. O terță parte plătește bani vânzătorului în schimbul unei facturi restante în schimbul unui procent din momentul în care factura este colectată. Responsabilitatea pentru colectarea plății rămâne la furnizor. Acest lucru poate fi un instrument util într-o perioadă de necesitate, dar se mănâncă în marjele dvs., deci veți dori să cântăriți cu atenție nevoile dvs. pe termen scurt împotriva rentabilității pe termen lung.
