La organizarea unei întâlniri anuale de planificare strategică, pregătirea deseori umbrește scopul real al întâlnirii. O parte a pregătirii include crearea agendei, invitarea participanților, trimiterea agendei și pregătirea locului. Cu toate acestea, dacă întâlnirea însăși nu se potrivește cu brainstorming-ul, luarea deciziilor și crearea de planuri, s-ar putea să nu producă inovația și excelența strategică pe care o doriți. În timp ce locul și organizația sunt importante, calitatea comunicării față în față produce rezultate.
Determinați obiectivele de întâlnire
Strategiile acoperă în mod normal expansiunea companiei, marketingul, liniile de produse, concurența și angajamentul financiar. Întâlnirile de planificare strategică care reînsufleșează vechiul plan strategic cu grupul dvs. de conducere nu scrută planul de îmbunătățire posibilă. Dacă obiectivul dvs. este de a vă perfecționa strategia pentru anul următor, începeți întâlnirea cu o analiză SWOT a strategiei curente. Dacă conduceți întâlnirea, fiți pregătiți cu o listă de probleme și întrebări destinate să încurajeze discuțiile. Aduceți articole, cărți albe și prezentări video pentru a crea un gând creativ. Provocați participanților să ridice subiecte incomode. Managerii de multe ori nu doresc să fie cârligul care se ridică, de teama de a fi ciocănit în jos.
Creați lista problemelor pentru discuții ulterioare
O analiză SWOT complexă a planului strategic din anul trecut și a rezultatelor obținute ar trebui să ducă la mai multe puncte de discuție și soluționare. Folosind o tablă albă pentru a lista întrebările sau problemele pe măsură ce acestea apar, vă permite să păstrați discuția organizată și pe drumul cel bun. Ca lider, continuați să provocați și să puneți întrebări. O discuție implicată este exact ceea ce doriți, dar păstrați controlul discuției și încercați să o conduceți la o soluție și decizie. Sesiunile de tip Breakout pot produce soluții inovatoare, astfel încât participanții să se alăture sesiunilor de pauză care se ocupă de subiecte cheie individuale și să-i facă să raporteze concluzii sau idei noi atunci când reuniunea se reia.
Revizuiți deciziile și confirmați
Unul dintre motivele de a organiza întâlniri de planificare strategică în două sau mai multe zile consecutive este de a oferi participanților timp pentru a procesa ideile ridicate. Ceea ce pare a fi o idee bună ar putea fi dezvăluit ca fiind o greșeală după un somn de noapte. După ce ați discutat pe deplin vechiul plan strategic și ați formulat idei noi, revizuiți fiecare punct sau decizie și luați un vot. Votarea obligă managerii care participă la susținerea deciziilor. Dacă există un dezacord cu privire la un anumit punct, luați în considerare o discuție ulterioară cu privire la modul de modificare, astfel încât toată lumea să fie de acord.
Implementarea și urmărirea
Desigur, implementarea și urmărirea fac diferența între o întâlnire reușită și un eșec. Este atât de ușor pentru manageri să mențină status quo-ul atunci când se întorc în departamentele lor, încât ar trebui să alocați agresiv responsabilități pentru implementare. În calitate de lider, este responsabilitatea dvs. să continuați să vă asigurați că managerii îndeplinesc pe deplin strategiile și schimbările dezvoltate în cadrul întâlnirii dvs. de planificare strategică. Stabiliți repere și revizuiri ale progreselor pentru a evalua modul în care planul strategic este în beneficiul organizației și dacă trebuie revizuit.
