Deși toate întâlnirile nu trebuie să respecte cu strictețe "Regulile de ordine ale lui Robert", ele trebuie să fie planificate în prealabil și să rămână la o anumită ordine de zi. Unul dintre cele mai grave lucruri care pot apărea într-o întâlnire este atunci când liderul își pierde controlul asupra participanților, iar discuțiile merg în numeroase direcții. În astfel de cazuri, puțin sau nimic nu se realizează, iar întâlnirea duce la pierderea completă a timpului și la un semn împotriva organizatorului.
Elementele de care aveți nevoie
-
Agendă
-
Plicuri de hârtie
-
creioane
-
Materiale și echipamente audio vizuale
Planificați o agendă specifică, chiar dacă va fi acoperit doar un singur element. Dați avertisment amănunțit oricărei persoane care va da un raport. Ordinea de zi explică tuturor motivul pentru care întâlnirea este ținută și scopul final. Ordinea de zi ar trebui să aibă, de asemenea, un interval de timp, astfel încât cei care participă să știe cum să-și planifice restul zilei.
Furnizați participanților o copie a documentelor care vor fi discutate cu câteva zile înainte de întâlnire. Cereți-le să fie pregătite să vorbească despre raport și să vină cu gândurile și comentariile lor. Nu doriți ca cineva să citească hârtia, în timp ce alții o discută.
Extindeți aprecierea fiecărei persoane care contribuie la întâlnire. Încercați să obțineți contribuția de la fiecare persoană prezentă și să le mulțumi fiecăruia pentru participarea ei cu un comentariu personal.
Trimiteți fiecăruia dintre participanți o notă de urmărire cu punctele importante pe parcursul întâlnirii. Dacă este vorba despre o întâlnire formală cu note luate, fiecare persoană ar trebui să le aibă în vedere înainte de data viitoare când grupul se întâlnește.
sfaturi
-
Nu lăsați o persoană să întârzie la fiecare întâlnire. Întârziere o dată sau de două ori este în regulă, dar de fiecare dată prezintă o lipsă de respect.
Avertizare
Dacă se pare că întâlnirea se va desfășura la mai mult de zece minute după ce a fost menționat în ordinea de zi, să se voteze dacă să se continue sau să se întâlnească din nou.
