Atunci când un angajat care utilizează un vehicul personal pentru a-și face treaba, primește despăgubiri, angajatorul beneficiază de asemenea. Utilizarea unei mașini în scopuri comerciale poate fi costisitoare. Chiar și o medie de 100 de mile pe lună înseamnă câteva sute de dolari în cheltuieli pe parcursul unui an. Unii angajatori sunt dispuși să ridice tab-ul pentru a atrage și menține persoanele calificate pe care trebuie să le aibă pentru a avea succes. Există două modele utilizate pe scară largă pentru a compensa angajații pentru utilizarea propriilor lor mașini: indemnizația pentru mașină și rambursarea kilometrajului.
Noțiuni de bază privind alocațiile pentru mașini
O indemnizație pentru o mașină este o sumă prestabilită plătită unui angajat drept compensație pentru conducerea vehiculului său din motive economice. MileIQ spune că companiile utilizează indemnizații pentru mașini pentru a minimiza costurile contabile. Odată ce un angajat a primit o alocație pentru o mașină, această sumă este pur și simplu adăugată la salariul angajatului. De exemplu, dacă alocația pentru mașină este de 500 USD pe lună, această sumă este plătită angajatului prin intermediul salariului său.
Cum se calculează sumele pentru permisele de mașină
Angajatorii se bazează pe două estimări pentru a determina cât de mult ar trebui să fie o indemnizație pentru mașină. Primul este numărul de kilometri de afaceri pe care un angajat îl conduce; al doilea este costul de operare a unui vehicul personal. Scopul este de a determina costurile de operare ale vehiculului, începând cu costul gazului. Compania adaugă apoi cheltuieli pentru asigurare, taxe, întreținere, reparații și depreciere. Rezultatul este convertit la o rată pe milă și înmulțit cu estimarea kilometrajului. Aceasta este, în esență, aceeași procedură pe care Serviciul intern de venituri utilizează pentru a-și stabili rata standard de kilometraj pentru utilizarea în scopuri comerciale a vehiculelor. În consecință, indemnizația medie pentru mașină este aproximativ aceeași cu rata de kilometraj standard IRS. Cu toate acestea, costul unei companii de a plăti o alocație pentru mașină este mai mare decât este atunci când se utilizează un model de rambursare a kilometrajului, iar angajatul se termină cu mai puțini bani după impozitare, în conformitate cu Motus.
Consecințele fiscale ale indemnizațiilor pentru mașini
IRS consideră că indemnizațiile pentru autovehicule sunt venituri care sunt impozabile salariatului în același mod în care salariul său este impozabil. Aceasta înseamnă că societățile trebuie, de asemenea, să plătească impozitele aplicabile asupra sumei, cum ar fi partea angajatorului a taxei de securitate socială. În schimb, rambursarea kilometrajului este clasificată ca o cheltuială pentru afaceri. Angajatul nu plătește impozit pe venit sau alte impozite pe bani, iar angajatorul nu plătește impozite pe salarii. Dacă un angajat nu primește nici o compensație pentru conducerea afacerii, el poate deduce kilometrajul la rata standard IRS. Această rată a fost stabilită la 54,5 cenți pe milă pentru anul fiscal 2018.
Modelul de rambursare a kilometrajului
Atunci când o companie plătește o rambursare în kilometri în loc de o alocație pentru mașină, regulile IRS stabilesc limite și cerințe de documentare care nu se aplică certificatelor. Angajatul trebuie să păstreze un jurnal al kilometrajului care include citirea kilometrajului, împreună cu scopul și destinația fiecărei călătorii de afaceri. Sunt eligibile doar călătoriile din motive pur economice - transportul la și de la serviciu nu este un kilometraj calificat. Deoarece rambursările la kilometraj nu sunt venituri impozabile, angajatul se termină cu mai mulți bani în comparație cu suma după impozitare a unei indemnizații pentru mașină.
