În funcție de mărimea evenimentului, planificarea unui eveniment necesită o investiție de timp și bani. Cheia pentru a planifica cu succes un eveniment este de a avea fie abilități organizatorice puternice, fie de a angaja o echipă informată. Exemple de proiecte de eveniment sunt atelierele, dezbaterile și promoțiile.
Construiți o echipă. Fiecare membru al echipei trebuie să aibă puternice abilități de organizare și comunicare, precum și să fie disponibil pentru întâlniri periodice de actualizare a progresului.
Creați o listă de sarcini cu termene limită. Această listă de verificare trebuie să includă toate sarcinile care trebuie făcute pentru proiectul de eveniment. Atribuiți fiecare sarcină unui membru al echipei. În funcție de tipul de eveniment și complexitate, utilizați un software de gestionare a proiectului sau o foaie de calcul pentru a rămâne organizat. De exemplu, dacă utilizați o foaie de calcul puteți avea o coloană ca sarcină, următoarea este cea la care este atribuită și apoi termenul limită. Pe lista de verificare ar trebui incluse elemente cum ar fi angajarea vânzătorilor, comandarea unor consumabile specifice, rezervarea locației, rezervarea zborului vorbitorului, organizarea mesei de catering, inițiativele de marketing și promoțiile care trebuie făcute.
Monitorizați progresul. Verificați cu membrii echipei în mod regulat că aceștia sunt pe cale să-și îndeplinească sarcinile și că sunteți conștienți de ceva restante. Dacă utilizați un software de gestionare a proiectelor sau o foaie de calcul, actualizați-l cu progresul fiecărui membru.
Pregătiți bugetul. Bugetul ar trebui să includă costuri anticipate și să aibă o marjă de manevră pentru cheltuieli neașteptate. Fii realist cu privire la costuri și asigură-te că fiecare membru al echipei este conștient de ce buget trebuie să fie îndeplinit. Dacă un membru al echipei trebuie să depășească bugetul pentru un articol din listă, atunci trebuie să-i raportați în prealabil pentru aprobarea prealabilă.
