Indiferent dacă luați o comandă pentru o pizza, o comandă pentru ceva dintr-o reclamă de televiziune, piese auto sau un sistem de transportoare, procesul de luare a unei comenzi nu se schimbă. Fiind politicos și culegerea tuturor informațiilor necesare pentru plasarea comenzii completează tranzacția într-o manieră profesională și promovează satisfacția clienților. Procedura de luare a ordinii poate determina dacă un client plasează o comandă repetată.
Identificați-vă pe dvs. și locul dvs. de afaceri atunci când răspundeți la telefon. De exemplu, "Compania ABC123, aceasta este Sally, cum pot să vă ajut astăzi?" Nu mâncați și nu beți niciodată la telefon și vorbiți clar și încet, astfel încât clientul să vă poată înțelege. Țineți-vă vocea la un nivel uniform; dacă aveți tendința de a vorbi tare, opriți această tendință atunci când vă aflați la telefon la serviciu și păstrați un ton prietenos în vocea dvs. Utilizați gramatica corectă și evitați slang.
Cereți numele apelantului și folosiți-l în cursul conversației. Nu apelați un client prin numele ei decât dacă vă instruiește acest lucru; utilizați titlul oficial. Nu puneți clientul în așteptare sau pe difuzor, fără a cere mai întâi permisiunea și așteptați răspunsul ei.
Ascultați cu atenție clientul și scrieți toate informațiile pertinente. Rugați-l să repete dacă este necesar. Nu vă bazați pe memorie. Nu acționați niciodată ca și cum ați fi în grabă, cel mai important client fiind acela care se află în prezent la telefon. Păstrați-vă maniera răbdătoare și de ajutor.
Asigurați-vă că obțineți toate informațiile necesare pentru a plasa comanda, inclusiv elementul exact, specificațiile, mărimea și orice alte informații pertinente. Este mai bine să aveți mai multe informații decât trebuie să plasați comanda corect decât prea puțin. Întotdeauna repetați comanda clientului înapoi la ea pentru verificare. Asigurați-vă că este clar asupra prețului pentru elementul comandat pentru a evita ca clientul să primească o surpriză neplăcută atunci când primește factura.
Cereți clientului numărul său de telefon, astfel încât să îl puteți contacta dacă aveți întrebări mai târziu despre comandă. Întrerupeți întotdeauna conversația mulțumind clientului pentru afacerea sa. Așteptați-l să închidă telefonul prima dată, astfel încât să nu audă zgomotul telefonului agățat.
