Documentația procesului prezintă în mod clar sarcinile critice care au loc în cadrul unei companii. Ei elimină confuzia în rândul angajaților și îi pun pe toți membrii unei companii pe aceeași pagină. Un document de proces definește procesele curente dintr-o companie. Prin identificarea practicilor curente, deseori eliminați deficiențe în sistemul actual și vedeți loc pentru îmbunătățire. Documentația procesului permite de asemenea companiei să se adapteze mai repede la schimbarea nevoilor afacerii. Descrierea clară a funcțiilor curente ale companiei vă va permite mai bine companiei să avanseze.
Determinați domeniul de aplicare al documentului. Puteți documenta orice proces în cadrul unei companii sau în companii mai mari, se concentrează pe un set de procese. De exemplu, o corporație mare ar putea dori să înceapă doar cu funcțiile contabile, în loc să documenteze întreaga activitate a organizației.
Proiectați o reprezentare vizuală a proceselor pe o singură pagină. Includeți o matrice de aplicabilitate, o schiță a cine este responsabil pentru fiecare sarcină sau o diagramă a fluxului de proces. O diagramă a fluxului de proces reprezintă o reprezentare la nivel înalt a diverselor etape pentru a finaliza un proces și despre modul în care pașii trec prin organizație. De exemplu, diferitele etape de plată a unei facturi ar putea fi evidențiate printr-o diagramă a proceselor.
Explicați impactul procesului asupra produselor și serviciilor. Detaliți efectele operațiilor normale și efectele pe care le-ar produce o eșec în proces. De exemplu, dacă facturile sunt pierdute și nu sunt plătite, furnizorul va refuza să livreze următoarea comandă.
Definiți rolurile în cadrul procesului. Identificați rolurile prin funcția lor de angajare și nu prin individ. De exemplu, funcționarii care plătesc conturile procesează facturile și le introduc în sistem pentru plată. Operatorul aprobă facturile și autorizează plata.
Descrieți toate sistemele informatice și software-ul utilizat în cadrul procesului. Definiți în mod clar fiecare sistem, scopul și funcționalitatea acestuia.
Documentați procesul de la început până la sfârșit. Utilizați diagrama fluxului de proces ca ghid pentru redactarea textului. Includeți cât mai multe detalii posibil, în funcție de domeniul pe care l-ați ales să îl includeți în document. Utilizați nume de roluri pentru a desemna mai degrabă responsabilitatea decât numele individual.
Includeți o secțiune pentru excepții. Documentați ce se întâmplă atunci când fluxul normal de proces nu este urmat. De exemplu, atunci când sistemele informatice sunt în jos, un sistem de contabilitate pe suport de hârtie este adoptat pentru procesarea facturilor.
Examinați documentul de proces cu toate părțile afectate. Asigurați-vă că toată lumea este de acord cu privire la procese.
