"Cunoașterea tribală" este definită ca orice informație nescrisă pe care afacerea, echipa, grupul sau tribul dvs. o utilizează pentru a-și atinge obiectivele. Problema cunoașterii tribale este atunci când pierzi membri cheie ai tribului, cunoașterea merge cu ei. Când documentați procedurile sau procesele companiei, puteți să vă protejați aceste cunoștințe și să aduceți rapid noii membri. Înțelegerea necesității de a documenta "cunoștințele tribale" este un element important al creării acestor documente.
Definiți produsele dvs.
Creați o "Declarație de domeniu" prin scrierea unei instrucțiuni simple care identifică tot ce urmează să fie inclus în acest proiect de documentație. Identificați în mod clar procesul specific care va fi documentat. Menționați dacă documentația procesului reflectă modul în care procesul funcționează efectiv în prezent sau definește modul în care procesul ar trebui să funcționeze în viitor.
Creați o "Matrice de proprietate" care arată cine deține procesul sau care deține ce părți ale procesului. Această matrice poate fi la fel de simplă ca o diagramă organizațională sau o diagramă de flux-proces care identifică în mod clar proprietarii și informațiile de contact ale proprietarilor.
Identificați produsele sau serviciile specifice care sunt documentate. Aceasta este de obicei o listă care include toate informațiile relevante, cum ar fi numărul modelului, numărul piesei și descrierea.
Descrieți rolurile celor implicați în proces. Oferiți o explicație clară bazată pe titlul postului și nu pe capacitățile individuale. Explicați ce face această poziție și cum se încadrează în proces. Acesta poate fi un singur document care enumeră titlul și descrierea postului sau o descriere completă a postului pentru fiecare poziție cheie din procesul documentat.
Documentați fiecare etapă a procesului, de la început până la sfârșit, prin crearea unei diagrame sau a unei diagrame "Flow Flow". De obicei, este creată o schemă de flux la nivel înalt, care prezintă pașii majori ai procesului, iar o diagramă de flux la nivel scăzut documentează etapele procesului care sunt subordonate fiecărui pas important.
Creați documentația corespunzătoare "Politici și proceduri" pentru fiecare etapă a procesului. Pe măsură ce explorați procesul prin interviuri și cercetare, aceste politici și proceduri vor apărea. Păstrați note detaliate, care vor servi drept temelie pentru crearea acestor documente de politici și proceduri.
Includeți un document în livrările dvs. care oferă o explicație a procesului intern de "Document Management". Acest document ar trebui să explice modul în care documentele companiei sunt revizuite și aprobate, distribuite și arhivate în cadrul companiei.
Creați Documentele
Inventați documentele existente pentru a obține o înțelegere clară a ceea ce există în prezent. Nu trebuie să reinventați roata prin crearea de noi documente dacă aceleași informații sunt acoperite în documentele existente. Identificați care dintre aceste documente sunt utilizabile și pot fi construite și ce documente sunt depășite. Cu un inventar completat al documentelor existente, veți ști ce documente lipsesc și trebuie să fie create. Generați o listă globală de documente care arată statutul fiecărui document ca fiind existent, învechit sau nou. Aveți în stoc acest "inventar" înainte de prima întâlnire cu managerul de top.
Creați Matricea de Proprietate, examinând tot ceea ce este deja disponibil, cum ar fi diagramele organizaționale existente și directoarele companiilor. Aveți această Matrice de Proprietate în mână înainte de prima întâlnire cu managerul de top.
Faceți cunoștință cu managerul de top și examinați inventarul dvs. și "Matricea de proprietate". Scopul acestei întâlniri nu este numai de a obține managerul de top să vet o cercetare, ci să o aprobe și să fie de acord cu planul tău. Fii pregatit pentru aceasta intalnire si nu pierde timpul managerului.
Faceți cunoștință cu fiecare șef de departament după ce ați făcut toate modificările managerului de top în "Inventarul" și "Matricea de proprietate". Scopul acestor întâlniri ale departamentului este de a aduce acest șef de departament la curent cu ceea ce faceți și de a iniția discuții cu privire la rolul fiecărui șef de departament și la pașii procesului pe care îi dețin. Luați note detaliate sau înregistrați întâlnirea astfel încât să nu pierdeți nimic. Pe măsură ce avansați prin aceste ședințe ale departamentului, procesul va apărea și va începe să se solidifice.
Actualizați toate livrările în mod continuu pe măsură ce primiți informațiile noi sau mai precise din partea fiecărui șef de departament. După ultima ședință a departamentului, ar fi trebuit să fii în jur de jumătate din livrările tale.
Faceți cunoștință cu supraveghetorii potriviți, cu meșterii de top și cu ceilalți implicați în proces pentru a clarifica ceea ce se întâmplă cu adevărat în acea etapă a procesului. Acești oameni vor fi identificați de către șeful departamentului în timpul interviului. Acești oameni practici sunt, de obicei, mai familiarizați cu pas cu pas, zi de zi, proceduri în aria lor de responsabilitate decât șeful departamentului respectiv. Din nou, luați note detaliate și faceți tot posibilul pentru a fi pregătiți înainte de a vă întâlni cu acești oameni, astfel încât să minimalizați timpul pe care îl luați din ziua lor plină.
Completați primul dvs. proiect de documente. Acesta este numit primul proiect, dar aceste documente ar trebui să fie pe deplin complet pe baza tuturor informațiilor pe care le-ați obținut până în prezent.
Distribuiți primele proiecte de documente, marcate în mod clar ca primul proiect, conducătorilor departamentelor și subalternilor respectivi pentru revizuirea acestora. Dați-le timp să revizuiască complet aceste documente și le-a cerut să redescolate toate modificările.
Inițiați oa doua rundă de întâlniri individuale cu aceiași șefi de departament și subordonați pentru a examina toate liniile roșii și pentru a vă pregăti proiectul final al acestor documente.
Completați toate reviziile de linie roșie. Acordați o atenție deosebită modificărilor într-un singur pas, care pot afecta etapa anterioară sau ulterioară și modificați corespunzător aceste documente, proceduri sau etape de flux. Trimiteți acest proiect final directorilor și subordonaților departamentului respectiv pentru examinarea lor finală.Trimiteți întregul proiect final, în același timp, managerului de top pentru recenzia managerului superior.
Efectuați revizuirile finale și trimiteți aceste documente revizuite către inițiator pentru aprobare finală. Este posibil să existe numeroase revizii înainte și înapoi înainte de aprobarea finală. Aveți nevoie de fiecare subordonat și șef de departament pentru a vă da o aprobare completă asupra documentelor sau porțiunilor documentelor care se referă direct la domeniul lor de responsabilitate. Cu toate acestea, documentația dvs. nu este considerată aprobată până când managerul superior nu l-a examinat și nu l-a aprobat.
sfaturi
-
Interviurile pot fi delicate pe măsură ce întrerupeți ziua de lucru a cuiva. Fiți pregătiți pentru aceste interviuri prin faptul că aveți la dispoziție materialele pertinente, cum ar fi "Diagrama fluxului de proces" sau alte documente care vor ajuta interviul să avanseze. Fiți personibili și tratați întotdeauna pe toată lumea cu aceeași demnitate și respect pe care vă așteptați pentru voi înșivă. Fii eficient și mențineți interviul concentrat asupra scopului specific al întâlnirii.
