Controalele de administrare includ o varietate de instrumente utilizate atât de manageri, cât și de angajați pentru a asigura că munca poate continua după cum este necesar. Deși controalele de management sunt o parte utilă și adesea esențială a activității, este important să se asigure că aceste controale nu interferează cu capacitatea lucrătorilor de a-și face treaba.
Standardele de control al managementului
Controalele de administrare trebuie să respecte întotdeauna toate legile aplicabile de stat, locale și federale. Acestea ar trebui să ofere, de asemenea, o sumă rezonabilă de asigurare că bunurile sunt protejate împotriva deșeurilor, fraudelor și abuzurilor. Controalele de gestionare nu ar trebui să fie puse în aplicare fără o precondiție și o planificare adecvată, dar ar trebui să aibă obiective specifice care să poată fi îndeplinite în mod realist. În cele din urmă, standardele pentru controalele de management ar trebui să impună încurajarea managerilor și a angajaților să acționeze într-o manieră etică care să mențină un anumit nivel de competență pentru toți lucrătorii.
Controale preventive
Scopul controalelor preventive este de a încerca să împiedice lucrătorii de la toate nivelurile să facă erori sau să înșele întreprinderea. Controalele preventive pot include elemente care necesită lucrătorilor să introducă o parolă pentru a semna pe un computer sau o cheie de acces pentru a avea acces la o anumită zonă a locului de muncă. Aceste controale sunt esențiale într-o varietate de situații de lucru. Cu toate acestea, ele pot afecta uneori productivitatea dacă nu sunt implementate corect. De exemplu, dacă un funcționar de salarizare trebuie să tipărească salariile, dar supraveghetorul cu acces la camera închisă unde este păstrat stocul de control nu este disponibil, productivitatea poate fi pierdută.
Detectivi de control
Detectoarele de control sunt concepute pentru a "detecta" erori și / sau activități frauduloase după ce au avut deja loc. Excepțiile sunt un exemplu de control al detectivului. Acestea sunt rapoarte care enumeră elemente cum ar fi tranzacții incomplete sau tranzacții care sunt egale cu o sumă mai mare sau mai mică decât ceea ce se așteaptă în activitatea de zi cu zi. Controalele detective sunt foarte eficiente la descoperirea greșelilor contabile costisitoare. Cu toate acestea, ele pot afecta productivitatea atunci când sunt transportate la extrem. De exemplu, atunci când un întreg departament este forțat să petreacă ore în căutarea unei erori de cinci cenți, nu numai că productivitatea este pierdută, dar timpul petrecut în căutarea acelor câțiva bani va costa organizația mai mulți bani decât dacă ar fi pur și simplu să scrie diferența.
Utilizarea controalelor de management pentru creșterea productivității
Deși controalele de gestionare pot avea un impact negativ asupra productivității atunci când sunt implementate incorect, ele pot fi de asemenea utilizate pentru a spori productivitatea. Atunci când controalele de management sunt în vigoare pentru a măsura și a analiza productivitatea de zi cu zi, managerii pot utiliza datele rezultate pentru a investiga modalități mai eficiente de a face afaceri. Aceste controale pot, de asemenea, ajuta managerii să determine modalități mai eficiente de a delega autoritatea în cadrul organizației.
Factori umani
Întotdeauna amintiți-vă că muncitorii voștri sunt umani. Nu subestimați influența controalelor de management asupra implicării și productivității angajaților. Aspectul uman al controalelor de gestiune ar trebui luat în considerare atunci când se elaborează și se implementează aceste controale. Ar trebui avut în vedere un comportament uman care să asigure că lucrătorii sunt motivați corespunzător pentru a-și îndeplini sarcinile dorite. De exemplu, angajații nu ar trebui să se simtă ca și cum ar fi fost instituite controale, deoarece managerii consideră că muncitorilor nu li se poate încrede. Într-un astfel de caz, lucrătorii vor fi probabil demotivați, ceea ce va scădea apoi productivitatea.
