Indiferent de cât de greu încercați să le evitați, vor apărea bariere de comunicare între angajați, manageri și clienți. Un eșec de comunicare poate provoca întârzieri inutile, frustrare și potențial pierderi de afaceri. Vestea bună este că există modalități de a depăși barierele de comunicare pentru a vă menține afacerea fără probleme.
Ce sunt barierele de comunicare în afaceri?
Barierele de comunicare se găsesc peste tot în mediul de afaceri, de la partea de sus în jos până la managementul de mijloc până la relațiile externe. Anomaliile de comunicare apar organizațional, cum ar fi atunci când membrii echipei sunt izolați sau individual, atunci când o persoană interpretează greșit sau ignoră ceea ce spune altcineva. Ele pot apărea din cauza prea multă distragere a atenției la locul de muncă sau lipsa de claritate a unui proiect. Câteva exemple de bariere comune de comunicare pe care le puteți vedea în afacerea dvs. sunt:
- Distragerea. Dacă nu sunteți prezent într-o conversație, este posibil ca aceasta să conducă la o comunicare necorespunzătoare. Dacă de la mai multe întreruperi, multitasking sau graba de la următoarea întâlnire, fiind distras este o barieră în calea comunicării, care poate provoca multe probleme. Este, de asemenea, unul ușor de remediat dacă învățați să vă concentrați și să fiți prezenți în acest moment.
- Management defectuos. Atunci când angajații nu-i plac managerii sau nu simt că pot vorbi deschis cu ei, canalele de comunicare se opresc rapid. Managerii care nu dau feedback, nu ascultă problemele, nu pot vorbi deschis despre afacerea relevantă a companiei sau nu vor pune întrebări ale personalului lor creează bariere în calea comunicării care nu trebuie să existe.
- Lipsa conversației. Desigur, cel mai bun mod de a comunica este să aveți o conversație. Aceste zile, cu toate acestea, oamenii sunt mai predispuși să scrie sau să scrie prin e-mail atunci când au o problemă de discutat. Acest tip de conversație unilaterală duce adesea la neînțelegeri și frustrări inutile și poate fi o pierdere de timp. O problemă care poate fi tratată într-o discuție directă, de 15 minute, față-în-față, devine un schimb de cuvinte care nu are nici o rezoluție.
- Bariere fizice. Atunci când conducerea se izolează pe un alt etaj al clădirii de restul forței de muncă sau echipele de lucru sunt alocate birourilor separate, se creează bariere fizice care conduc la o comunicare necorespunzătoare.
- Diferențe de personalitate. Există șanse să aveți mai multe tipuri de personalități care plutesc în jurul afacerii dvs. Există, de asemenea, o bună șansă ca unele dintre aceste personalități să nu aibă ochi și să aibă stiluri de comunicare diferite, ceea ce duce la neînțelegeri, stereotipuri și tăcere.
- Lipsa de claritate. Atunci când se adresează părților interesate, clienților și personalului, este important să existe politici clare ale companiei. Nu face acest lucru creează adesea confuzie și frustrare care îi face pe oameni să nu vrea să facă afaceri cu tine.
Dacă aveți nevoie de ceva timp pentru a vă evalua locul de muncă pentru a afla cum comunică oamenii, probabil veți găsi aceste și alte exemple comune de bariere în calea comunicării. Unele pot fi rezolvate mai repede decât altele, dar toate necesită participarea dorită și abilitățile bune de comunicare de la echipa dvs.
Exemple de bariere de comunicare
Nu toate barierele la comunicare sunt evidente. Poate părea că conversați și că sunteți productiv, dar nu este decât să vă dați seama că nimic nu sa realizat. Iată cum întâlnirea unei echipe cu un manager poate fi împrăștiată cu barierele de comunicare:
Echipa se întâlnește la ora 10:00 cu managerul pentru a trece printr-un eveniment de networking. Membrii echipei sosesc prompt, dar managerul are o convorbire telefonică. Toată lumea stă în mod ciudat în cameră, fără să știe când se va încheia conversația și când întâlnirea va începe de fapt.
Zece minute mai târziu, managerul își concentrează atenția asupra oamenilor din cameră și solicită o agendă pentru întâlnire. Nimeni nu are unul, deci cineva se amestecă pentru a scrie rapid unul. În timp ce face acest lucru, managerul este distras de un alt apel telefonic, unul care îi cere să părăsească biroul în 15 minute pentru a se întâlni cu cineva în afara locului. Acest lucru are ca rezultat o întâlnire în grabă, în care oamenii nu pun multe întrebări, deoarece doresc să acopere cât mai multe materiale posibil în timpul disponibil acum.
Odată ce întâlnirea sa terminat și toată lumea se întoarce în birourile lor, echipa poate realiza câteva lucruri: Nu acoperă câteva lucruri importante care trebuiau discutate, s-au simțit grăbit și ignorate de manager în timp ce încercau să discute despre ce au făcut și nu mai sunt în planificarea lor pentru viitorul eveniment de networking decât au fost înainte de întâlnire. Barierele în calea comunicării au dus la pierderea timpului și lipsa de productivitate pentru toți cei implicați.
Alte obstacole în calea comunicării sunt flagrante, cum ar fi cel al echipei care îți pierde termenul de atribuire fără să-ți dea un motiv, sau managerul care elaborează și se joacă cu telefonul de fiecare dată când încerci să ai o conversație. Poate că este vorba de o birocrație organizațională care împiedică ideile noi să ajungă la realitate sau lipsa de interfață socială în rândul lucrătorilor de diferite nivele ale afacerii.
Probleme de comunicații externe
Dacă vă aflați într-o afacere care servește clienților, comunicațiile externe sunt la fel de importante. De exemplu, dacă nu faceți publicitate în mod clar în ce măsură sunt valabile preturile de vânzare, este posibil să ajungeți la clienți răi insistând că plătesc doar ce prețul de vânzare este de o lună mai târziu. Dacă furnizați informații despre serviciul de relații cu clienții pe site-ul dvs., dar nu aveți o modalitate directă de a vă contacta departamentul de asistență pentru clienți, puteți ajunge la reclamații publice pe paginile dvs. de socializare în locul unei plângeri care ar putea fi tratată rapid și privat.
Indiferent dacă barierele în calea comunicării sunt evidente sau subtile, nu fac nimic pentru a ajuta o afacere să aibă succes. De fapt, acestea pot să provoace mult mai multe probleme decât anticipați.
Scăderea barierelor de comunicare
S-ar putea să credeți că nu aveți nevoie să petreceți timp lucrați la comunicarea la afacerea dvs., dar există multe consecințe pentru a ignora problemele de comunicare. Barierele în calea comunicării conduc la angajați frustrați și la clienți care nu simt că s-au auzit. Când se întâmplă acest lucru, personalul devine mai puțin motivat, ceea ce duce la o lipsă de productivitate, creativitate și inovație. Eșecul de a comunica eficient cu clienții și clienții poate duce chiar la pierderea afacerii.
Dacă angajații nu simt că ceea ce spun ei contează sau au vreun impact, ei pot înceta să vorbească cu totul și să nu comunice atunci când ceva este greșit sau când se va pierde un termen limită. Acest lucru are ca rezultat ineficiențe, greșeli și o cultură a companiei care încurajează izolarea în locul muncii în echipă.
Când oamenii nu simt că au canale deschise de comunicare, mulți se închid și doar trec prin mișcările la locul de muncă. Probabil nu este ceea ce doriți să se întâmple la compania dvs., motiv pentru care este necesar să prioritizați o bună comunicare între personalul dvs. și extern cu clienții, furnizorii și clienții.
Cum să depășească barierele de comunicare
Cea mai bună modalitate de a depăși barierele de comunicare este de a le preveni în primul rând. Acest lucru se face prin stabilirea unei politici clar definite pentru afacerea dvs. care încurajează comunicarea. Poate fi la fel de simplu ca stabilirea unei întâlniri de dimineață scurte pentru a aborda probleme și proiecte sau o ierarhie mai complexă care să stabilească cu cine să vorbească atunci când apare o problemă. În acest fel, toată lumea știe că are șansa de a fi auzit.
Această politică de comunicare trebuie scrisă și revizuită cu toate noile angajați, precum și revizuită și actualizată în mod regulat pentru a reflecta tehnologiile actuale și practicile companiei. Dacă este necesar, instruirea în abilitățile de comunicare și politicile dvs. specifice de comunicare pot fi utile, în special pentru cei care nu sunt cei mai buni comunicatori.
Chiar și atunci când oamenii știu că au un prilej de audiere, este încă important ca angajații să participe activ la îmbunătățirea comunicării în întreaga companie. Încurajați-vă personalul să:
- Vorbește în persoană. Când este posibil, au o conversație personală. În acest fel nu există nici o confuzie despre ton sau semnificație. Dacă există, poate fi tratată imediat, eliminând frustrările și comunicarea necorespunzătoare. Încurajați personalul să ridice telefonul și să vorbească dacă nu se pot întâlni personal, mai ales dacă problema este complicată. Utilizați numai e-mail și text atunci când este o ultimă soluție sau pentru o întrebare rapidă.
- Limitați distragerile. Conversațiile necesită atât vorbit, cât și ascultare. Asigurați-vă că ascultați cu adevărat prin limitarea întreruperilor, așezarea telefonului și concentrarea asupra a ceea ce spune cealaltă persoană. Acest lucru va ajuta la depășirea barierelor de comunicare și va face ca cealaltă persoană să se simtă auzită și apreciată. Distragiile ar trebui să fie limitate, fie în persoană, fie prin telefon.
- Au o politică deschisă. Încurajați o politică a ușii deschise, astfel încât oamenii să știe că pot vorbi cu managerii sau cu alte echipe ori de câte ori au nevoie. Această politică ar trebui să se extindă asupra părților interesate și clienților, care ar trebui să se simtă ca ei să ajungă la o persoană potrivită la compania dvs. oricând au o problemă sau o problemă.
- Creați oportunități sociale. Oamenii sunt mai predispuși să se angajeze cu persoane pe care le cunosc. Crearea de oportunități sociale în cadrul companiei dvs. și evenimente de rețea pentru clienți externi vă pot ajuta pe oameni să se cunoască reciproc și să deschidă liniile de comunicare. Odată ce oamenii s-au întâlnit și au avut o conversație, se vor simți probabil mai confortabili vorbind în viitor.
- Nu te complica. O altă barieră comună în calea comunicării încearcă să facă o impresie bună. Fii tu insuti. Dați jargonul sau vocabularul formal în schimbul unor povești personale și al unui limbaj clar și concis. Fii prietenos, cald si autentic. Dacă este vorba de o relație profesională, mențineți-vă limitele în timp ce rămâneți sensibili la problema la îndemână.
- Afirmați. Este important să recunoaștem experiențele altor persoane și să răspundem în consecință. Urmăriți pentru limbajul corpului și emoțiile, precum și pentru a asculta cuvintele schimbate. Respectați informațiile pe care le primiți și orice sentimente care apar. Puneți întrebări, fiți pozitivi și oferiți feedback util și de susținere atunci când puteți.
- Luați în considerare cultura. Aveți grijă de expresii, gesturi și credințe religioase și politice asociate cu diferite culturi în timp ce conversați, astfel încât mesajul dvs. nu este interpretat greșit. De asemenea, este important să verificați generalizările și stereotipurile despre grupurile culturale înainte de a ajunge la concluzii. Modul în care oamenii gândesc, reacționează și văd că lumea poate varia foarte mult din cauza culturii.
- Prioritizarea. Concentrați-vă doar pe informațiile pe care doriți să le transmiteți în loc să faceți o scurtă descriere a informațiilor. Prea multe informații dintr-o dată pot duce la copleșirea ascultătorului, ducând la inacțiune. Prezentând doar informații relevante, comunicați mai clar ce este important și ce trebuie să facă beneficiarul.
- Corectați-vă limbajul corpului. Comunicarea nu vine doar din cuvinte. De asemenea, vine din corpul vostru. Cum stați și căutați atunci când conversați cu cineva spune adesea mult mai mult decât cuvinte. Efectuarea contactului vizual și folosirea unor gesturi nonverbale adecvate merg foarte mult. Evitați să vă arătați enervat, stresat sau distras pentru a împiedica pe cineva să vrea să vorbească cu dvs.
Cu unele politici clar definite, de formare și de practică, puteți împiedica barierele de comunicare să încetinească afacerea dvs., ceea ce va crește eficiența.
