Un consiliu de administrație, ca orice grup de lucru, are nevoie de timp și de informații pentru a absorbi și a lua în considerare o idee nouă. Fie că sunteți un șef de departament, un voluntar, un consultant sau un membru al consiliului de administrație, se aplică câteva orientări de bază atunci când se prezintă o idee nouă. Oferirea unei prezentări concise, anticiparea posibilelor întrebări, furnizarea de informații suficiente pentru a permite luarea deciziilor și pentru a răspunde prompt la preocupări poate face diferența între acceptarea și respingerea propunerii dumneavoastră.
Organizați informațiile cât mai concis posibil. Aceasta înseamnă a oferi o prezentare generală sau o fișă sumară în partea superioară a materialelor dvs., ceea ce permite membrilor să înțeleagă noua idee și propria prezentare într-o singură scurtă lectură. Planul de afaceri detaliat prezentat pe Planware.org oferă exemple de titluri principale care pot constitui foaia de rezumat (consultați Resursele). Personalizați-i pentru a ilustra ideea propusă și planul de atac. Personalizați conturul complet pentru a se potrivi detaliilor abordării dvs. Cu un rezumat de o pagină și o schiță în două pagini, le-ați oferit membrilor consiliului o imagine completă a problemei, a cercetării și a soluțiilor propuse. Materialele care urmează pot să se extindă pe teme din ordinea rezumatului. Acest lucru permite cititorilor să înțeleagă ideea completă într-o scurtă lectură și, de asemenea, vă va ajuta să vă organizați prezentarea pentru a se potrivi cu timpul alocat de consiliu. Dacă vi se dau câteva minute, examinați rezumatul; cu un timp mai îndelungat, revedeți schița. Cu mult timp, sunteți pregătit să vă ocupați de probleme specifice în detaliu. Acest lucru arată atât capacitatea dvs. de a lucra în mod cooperativ, cât și respectul față de alte activități pe care consiliul trebuie să le desfășoare.
Prezintă idei într-o varietate de forme. Antrenorul public vorbind, Patricia Fripp, observă că unii își amintesc ce aud, dar cei mai mulți oameni își amintesc ce văd. Dacă ideea dvs. implică realocarea resurselor, personalul suplimentar sau îmbunătățirea cotei de piață, luați în considerare prezentarea succintă a acestor informații în grafice, diagrame și diagrame. Software-uri precum Microsoft PowerPoint sau varietatea de programe grafice listate la Pure-Mac vă permit să prezentați informații grafice în formă lustruită (consultați Resurse). Oferiți suport pentru imprimare pentru grafică, astfel încât membrii consiliului să poată revizui grafice și diagrame mai târziu.
Anticipați și răspundeți la întrebările logice din materialele de prezentare. Furnizați estimări ale costurilor, programe de eșantionare de instruire sau alte date pentru a susține succesul proiectat al ideii dvs. În acest domeniu, anticiparea întrebărilor este foarte diferită de apărarea ideii tale de atac. Evitați strategiile defensive, cum ar fi comentarea faptului că mulți oameni cred că ideea nu va funcționa sau clasificarea întrebărilor logice ca obiecții.
Răspundeți prompt la întrebări neprevăzute. Mulțumind întrebării pentru înțelegerea lui și recunoscând că nu aveți toate datele sau detaliile din acel domeniu, puteți fi însoțită de o promisiune de a avea răspunsuri într-o săptămână sau în alt interval de timp logic. Urmați și respectați termenul limită. Informați toți membrii consiliului de administrație cu privire la răspunsuri, nu doar la întrebări. Acest lucru vă arată capacitatea dvs. de reacție la preocupări și dorința dvs. de a comunica eficient.
Pregătiți-vă să răspundeți în mod flexibil sugestiilor. Identificați zonele în care ideea dvs. poate fi ușor modificată și zonele în care acest lucru va fi dificil.Acest lucru vă pune un pas înainte în a răspunde obiecțiilor sau preocupărilor.
Furnizați suficiente informații justificative pentru a permite luarea deciziilor. Mai ales cu idei noi, membrii consiliului vor dori să revizuiască informațiile în ritm propriu înainte de a se angaja. Acest proces de revizuire poate genera întrebări sau preocupări suplimentare. Materialele trebuie să ofere o expresie completă a ideii dvs. fără a fi atât de copleșitoare încât împiedică procesul de luare a deciziilor. De exemplu, cititorii au nevoie de cele trei estimări de cost pe care le-ați obținut, împreună cu numele companiilor de dirijori ai anchetelor posibile; dar, în acest moment, nu sunt pregătiți să treacă printr-un spectru complet de întrebări pe care anchetele ar putea să le conțină sau corespondența detaliată cu fiecare dirijor. Un scurt paragraf referitor la succesul și la timpul lor este adecvat; un istoric detaliat al fiecărei companii se opune unei decizii de bază privind desfășurarea sau nu a unui studiu.
Finalizați prezentarea mulțumindu-i consiliului pentru a vă lua timp să vă gândiți la idee, indiferent de răspunsul inițial. Cu noroc, vă veți întoarce cu mai multe idei și vă veți bucura de o primire cordială.
