Angajații suportă cheltuieli pentru cazare, mese, transport și alte accesorii - spalatorie, curățătorie, parcare și sfaturi - atunci când locurile de muncă le iau departe de casă. Unele companii solicită rapoarte de cheltuieli detaliate însoțite de chitanțe care documentează banii cheltuiți pentru a-și răsplăti angajații ceea ce au cheltuit efectiv. Alții optează pentru a numi o sumă stabilită pe care angajații o pot cheltui în timpul călătoriilor de afaceri. Nolo definește o astfel de "plată a unei sume stabilite pentru fiecare zi a cheltuielilor pentru un angajat sau agent" ca "per diună".
Semnificaţie
Deoarece rambursarea cheltuielilor de călătorie implică implicații fiscale pentru angajat și organizație, IRS a stabilit o "procedură de venituri" care definește cheltuielile și rapoartele per diurnă permise. IRS permite două opțiuni pe zi: o "rata per zi pentru costurile combinate de cazare și de masă" sau "o rată per zi pentru costurile de masă". Cu toate acestea, notează consultantul fiscal, în urma "procedurii de venit nu este obligatorie" "Poate utiliza cheltuielile efective permise", cu condiția să păstreze înregistrări cu "fundamentarea corespunzătoare".
Evaluați informațiile
Administrația Generală a Serviciilor sau GSA stabilește ratele perdiențiale în fiecare an pentru locațiile continentale din S.U.A. (CONUS). Departamentul de Stat actualizează ratele zilnice pentru locațiile străine în fiecare lună, în timp ce Comitetul Per Diem, Călătorii și Transporturi al Departamentului Apărării din S.U.A. calculează în fiecare an tarifele pentru Alaska, Hawaii, Guam și alte locații non-continentale din S.U.A. Ratele CONUS pot fi găsite în publicația IRS 1542.
Tipuri
Tabelele GSA per diem indică tarifele pentru cazare, mese și cheltuieli indirecte - M & IE. IRS definește M & IE ca "toate mesele; Room service; spalatorie, curatare uscata si presare a articolelor de imbracaminte si a sfaturilor. "In plus, GSA prezinta doua optiuni pe zi: o rata standard si ceea ce este cunoscut ca rata" high-low ". Rata standard, federală, atribuie o sumă dolar "oraș-cu-oraș" pentru continentul S.U.A. Rata de scădere înaltă aplică o rată la locațiile cu costuri reduse și o rată diferită față de locațiile cu costuri mai mari. Potrivit Consiliului Evanghelic pentru Responsabilitate Financiară, rata scăzută a scăzut necesită o mai mică administrare.
Documentație
Potrivit IRS, rambursările pe zi nu sunt impozabile ca salarii dacă suma plătită angajatului "este egală sau mai mică decât rata percepției federale", iar angajatul depune un raport de cheltuieli în termen de 60 de zile. Rapoartele de cheltuieli trebuie să ia în considerare călătoria "scop de afaceri, data și locul."
consideraţii
Regulile IRS limitează per zi pentru persoanele care desfășoară activități independente la costurile de masă. Ca și alți călători în afaceri, persoanele care desfășoară activități independente ar trebui să documenteze scopul, ora și locația călătoriilor lor. Procedura de încasare a IRS include pași pentru calcularea cheltuielilor deductibile legate de călătorii de afaceri pentru angajații care nu primesc rambursări pentru mese de afaceri și alte evenimente, potrivit consilierului fiscal.
