ISO, Organizația Internațională pentru Standardizare, menține îndrumări stricte pentru controlul documentelor referitoare la operațiunile comerciale. Orice companie care încearcă să obțină certificări ISO trebuie să demonstreze o metodă verificabilă pentru utilizarea, actualizarea și stocarea documentelor referitoare la controlul configurației afacerii.
Documente controlate
Orice document utilizat în aplicarea oricărui standard ISO trebuie controlat prin intermediul unui sistem de management al calității (QMS) specific companiei. ISO definește un document controlat ca fiind unul care îndeplinește aceste criterii, indiferent de standardul aplicat.
Administrare de calitate
Un document controlat poate fi stocat electronic, pe un disc, pe hârtie sau ca o fotografie. QMS asigură integritatea fiecărui document, respectând reguli specifice pentru utilizarea și stocarea documentelor. Mărimea SMM a companiilor individuale va varia în funcție de mărimea companiei, competența personalului și complexitatea afacerii.
Structura
De obicei, un standard ISO va avea patru niveluri de structură a documentelor: politică, procedură, instrucțiuni de lucru, formulare și înregistrări. Fiecare nivel este conceput pentru o anumită zonă și aplicat prin toate nivelurile organizației. Fiecare tip de document poate fi aplicat în aproape orice afacere.
