Atunci când începeți o nouă organizație, construiți o echipă sau definiți un proiect, este important să știți care este scopul și scopul acesteia. Documentul folosit pentru a clarifica acest lucru se numește document de navlosire.
Ce este un document al Cartei?
O cartă este un document formal care este ca o foaie de parcurs pentru ceea ce o organizație, o echipă sau un proiect trebuie să fie și să realizeze. Acesta include cine este implicat, care sunt scopurile, cine are autoritatea și asupra a ceea ce și cine și dacă există un ciclu de viață pentru grup sau proiect când este complet.
Un exercițiu istoric
Documentele cartei au existat încă din Evul Mediu. Magna Carta, care datează din 1215, a clarificat rolul regelui Angliei în timp ce stabilea drepturi pentru baroni, alți proprietari și Biserica.
De-a lungul istoriei, charte au fost evaluate documente care delimitează drepturile organizaționale și de proiect, precum și ceea ce trebuie îndeplinit. De la companiile de înmatriculare înzestrate cu puteri regale, pe măsură ce au pornit să descopere noua lume prin documente care dictează drepturile coloniale, charterul ieri este similar în cadrul documentelor organizaționale de astăzi.
Ce este o Cartă a Proiectului?
O cartă a proiectului nu definește doar ambițiile și jucătorii dintr-un proiect; protejează echipa de teama de "îngrămădire" care vede că multe proiecte devin dezamăgitoare.
O cartă este întocmită înainte de planul proiectului; detaliază obiectivele și obiectivele proiectului. Acesta include, de asemenea, fundalul proiectului, care explică scopul său și ce trebuie să realizeze. Carta descrie scopul proiectului și precizează ce rezultate sunt, sarcinile pe care echipa este responsabilă și care nu este de așteptat ca echipa să opereze. Acestea din urmă sunt esențiale pentru a preveni "creepul de sfera de aplicare" care poate duce la răspunderi tot mai extinse, care pot amenința în cele din urmă termenele.
De asemenea, charta ar trebui să dicteze conducerea, părțile interesate și membrii echipei. Acesta va schița datele critice din proiect și din buget, împreună cu riscurile și ipotezele, precum și cu dependențele și constrângerile. Trebuie să clarifice nivelul de autoritate al managerului de proiect, inclusiv dacă este capabil să angajeze sau să concedieze personal. În cele din urmă, ar trebui să stabilească un plan de joc de comunicare, care să includă parametrii privind cât de repede sunt de așteptat răspunsurile la întrebări.
O cartă a proiectului este destinată să fie semnată de părțile interesate principale și de conducere. Ar trebui să reducă neajunsurile și să ofere o lumină directoare puternică pentru viața proiectului. Este, de asemenea, considerat o modalitate de a "vinde" un proiect spre aprobare conducerii.
Scrierea unei Carte bune de echipă
La fel ca o cartă de proiect, o cartă de echipă ar trebui să realizeze aceleași lucruri pentru orice echipă. Componentele sale sunt similare, dar se aplică mai degrabă echipei, decât unui proiect.
Acesta va explica de ce se creează echipa și ce tipuri de proiecte se va desfășura în timp ce evidențiază obiectivele pentru viitorul echipei și clarifică parametrii pentru măsurarea succesului echipei.
Carta va preciza în mod clar rolurile - cine este responsabil, ce implică autoritatea, cine sunt membrii echipei, ce abilități le aduc la masă și cum vor fi folosite cele mai bune abilități. Documentul va explora bugetul alocat echipei, precum și resursele de care dispun. De asemenea, stabilește modul în care vor fi efectuate audituri și revizuiri interne pentru a progresa în proiectele echipei, împreună cu executarea evaluărilor echipei și frecvența acestora. Metodele de comunicare și așteptările ar trebui, de asemenea, evidențiate.
O bună carte de echipă ar trebui să contribuie la menținerea unei comunicări minime și să mențină o echipă axată pe obiectivele sale.
Charteaza ca forte de conducere
Documentul charter clarifică structurile de putere, stabilește planurile de comunicare și servește drept ghid general pentru bugete și alocări. Toate aceste lucruri ar putea fi percepute ca fiind încurcate înainte de a începe. Dar carta ajută la protejarea proiectelor și a echipelor prin stabilirea de orientări și aspirații clare, precum și limitări ale așteptărilor și ale rolurilor. Un document de închiriere bine scris va oferi și va proteja sfera de acțiune pentru echipe, proiecte și organizații.
