Controalele interne sunt politicile și procedurile pe care companiile le utilizează pentru a preveni erorile și frauda, care pot include furtul, delapidarea, favorizarea sau erorile de matematică din documentele financiare. Nu aveți nevoie să fiți un contabil public autorizat sau să aveți o diplomă de finanțare pentru a institui controale interne utile în afacerea dvs. sau pentru a stabili politici pe care angajații dvs. să le urmeze.
Verificați co-semnatarii și semnatarii autorizați
Unul dintre cele mai comune controale interne pentru întreprinderile mici este cerința ca semnăturile să fie semnate. Acest lucru ajută la împiedicarea unei persoane de a scrie un cec sau de a aproba o plată necorespunzătoare. Dacă afacerea dumneavoastră scrie multe cecuri în fiecare lună, puteți institui o politică care necesită doar două semnături pe cecuri care sunt mai mult decât o anumită sumă dolar, cum ar fi 500 $. Asigurați-vă că aveți un card de semnătură la banca dvs. cu semnăturile semnatarilor autorizați. Aceasta permite băncii să verifice semnăturile înainte de a plăti orice cec.
Reconcilierea băncilor
Multe companii înregistrează toate plățile și încasările lor într-un registru general, care reprezintă o evidență a tranzacțiilor financiare ale companiei. Înscrierile într-un registru se bazează pe cecuri scrise, plăți în numerar și numerar, depuneri electronice sau plăți prin carduri de credit primite. Pentru a ajuta la identificarea erorilor de matematică și a intrărilor frauduloase, efectuați o reconciliere bancară în fiecare lună, comparând declarația dvs. bancară cu registrul dvs. general. Instrucțiunea dvs. bancară va include toate depozitele pe care le-ați efectuat sau le-ați primit în mod electronic și veți afișa toate plățile efectuate. Acesta va include, de asemenea, orice taxe bancare pe care le-ați plătit, permițându-vă să le includeți în registrul dvs. general.
Proceduri de achiziție
Pentru a vă asigura că obțineți cea mai mare valoare atunci când efectuați achiziții, creați un control intern care stabilește politici pentru efectuarea de achiziții. Aceasta poate include numai utilizarea vânzătorilor aprobați, solicitarea de oferte competitive de la antreprenori sau efectuarea unui control de preț al mai multor furnizori înainte de a alege unul. Aceasta poate include solicitarea managerului de birou pentru a verifica prețurile online la mai multe magazine de birou înainte de a comanda consumabile de birou, mobilier sau alte echipamente.
Politici de rambursare
Creați o politică formală privind cheltuielile cu angajații, pentru a reduce costurile ridicate de deplasare, cazare, divertisment și masă. Dacă permiteți angajaților să își rezerveze propria călătorie și cazare atunci când participă la conferințe sau târguri, aceștia ar putea rezerva zboruri și camere care le câștigă cele mai multe puncte de recompensă, decât să aleagă cele mai ieftine rezervări. Solicitați ca toate cheltuielile de călătorie să fie aprobate în prealabil de un supraveghetor și că toate formularele de rambursare a cheltuielilor includ încasări.
auditurile
Realizarea de achiziții, înregistrări financiare, fișele de timp, rambursările de cheltuieli și alte activități comerciale pot ajuta la identificarea și reducerea erorilor și a fraudei. Auditurile interne permit unui angajat sau unui departament să revadă activitatea unui alt angajat. Auditurile externe aduc un antreprenor sau o firmă externă pentru a examina activitatea personalului dvs. Aceasta ar putea include angajarea unui contabil public autorizat pentru a vă revizui cartea în fiecare lună sau trimestru. Realizarea unei revizuiri a inventarului vă poate ajuta să identificați dacă aveți sau nu o problemă cu furtul, supra-livrarea sau ruperea.
