Controalele interne sunt politici puse în aplicare pentru a preveni furtul și deteriorarea bunurilor valoroase ale unei companii. Imobilizările corporale, cum ar fi proprietatea imobiliară, echipamentele productive, inventarul și numerarul, pot fi o provocare pentru a vă menține în siguranță în orice moment, dar familiarizarea cu controalele interne pentru a gestiona activele corporale poate ajuta la menținerea securității proprietății.
Acces controlat
Controlați accesul la zonele cheie ale operațiunilor dvs., cum ar fi instalațiile de stocare a inventarului, casele de trezorerie și sălile de echipament, cu încuietori sau puncte de control de securitate. Sunt disponibile sisteme electronice care vă permit să restricționați accesul la zone sensibile la personalul desemnat fără a utiliza cheile tradiționale. Aceste sisteme au capacitatea de a păstra un jurnal al cărui angajat a accesat anumite zone la anumite momente.
Problemele delegării
Numai să delegeți angajaților cei mai de încredere activitățile care implică accesul liber la inventar, bani și alte valori. Potrivit lui Montana.edu, managerii nu ar trebui să permită nimănui să semneze numele managerului atunci când se ocupă de furnizori, distribuitori sau clienți și nu ar trebui să permită niciunui angajat să controleze exclusiv activitățile de livrare sau de manipulare a numerarului sau expunerea la acestea.
Probleme de securitate
O atenție disciplinată asupra detaliilor este vitală pentru securitatea bunurilor dvs. corporale. Blocați bine poarta și asigurați sediul dvs. după fiecare zi lucrătoare și folosiți supravegherea camerei pentru a înregistra persoanele care se află în cădere sau activitatea suspectă. Asigurați-vă depozite bancare frecvent și păstrați cât mai mult numerar la nevoie.
Access Trails
Înregistrați accesul la zone sensibile ori de câte ori este posibil. În conformitate cu siterooms.com, înregistrările de acces reprezintă o cheie a controalelor interne eficiente. Țineți o evidență electronică a accesului la zonele cu acces restricționat. Solicitați casierilor să se înregistreze în case de marcat cu un ID unic și nu permit partajarea de case de marcat. Solicitați angajaților să-și marcheze inițialele pe bonuri de depozit bancare, formulare de livrare, casete de casierie și alte documente de control.
Audituri fizice
Efectuați audituri periodice și aleatorii ale inventarului, echipamentului și conturilor bancare pentru a captura activitatea suspectă devreme. Luați în considerare utilizarea unei companii terțe de audit pentru a asigura fiabilitatea rezultatelor auditului.
Nu permiteți angajaților să controleze propriile domenii de responsabilitate. De exemplu, nu permiteți unui angajat responsabil de primirea livrărilor să auditeze inventarul de materii prime și să nu permită angajatului care efectuează depozite bancare să controleze declarațiile bancare și înregistrările în casa de marcat.
Transparenţă
Conceptele și tehnicile menționate mai sus pot ajuta la prevenirea pierderilor și a daunelor, însă politicile interne de control intern, care sunt complet transparente pentru angajați, clienți și parteneri de afaceri, pot contribui la prevenirea întâmplărilor întâmplătoare. De exemplu, spuneți angajaților dvs. că accesul la zonele restricționate este înregistrat; permiteți clienților să știe că spațiile dvs. sunt monitorizate prin supraveghere video; și lăsați-i pe furnizorii dvs. să vă cunoască politicile de audit intern.
