Solicitarea aprobării pentru un proiect sau o achiziție mare poate fi nervoasă și frustrant. Cu toate acestea, cu formularea și atitudinea corectă, veți avea mai multe șanse de a obține o verigă de care aveți nevoie. Cercetarea este, de asemenea, esențială: trebuie să știți exact ce aveți nevoie, să știți care va fi impactul asupra companiei dvs. și să puteți explica acest lucru în termeni pe care șeful dvs. îl poate înțelege. O scrisoare de solicitare specifică și bine scrisă poate merge mult spre a vă face ideea sau proiectul o realitate.
Cercetați propunerea dvs.
Primul pas în orice proces de aprobare este cercetarea a ceea ce aveți nevoie. Dacă solicitați un nou vehicul al companiei, căutați exact ce fel de vehicul doriți, cât de mult va costa și cum se potrivește nevoilor companiei. Nu faceți o declarație generală despre ceea ce doriți să fie aprobat. Beneficiarul scrisorii dvs. este mai probabil să decidă în favoarea dvs. dacă este clar în scrisoarea dvs. că ați făcut un efort pentru a afla ce este mai bine pentru companie. Mai important, cu cât sunteți mai specifică, cu atât este mai probabil ca ea să fie confortabilă, acordându-vă aprobarea pentru un proiect sau achiziție, deoarece va ști exact ce veți face după aprobare.
Formatați scrisoarea corect
Începeți prin adresarea șefului dvs. după nume și titlu (de exemplu, vicepreședintele Smith). Dacă, din întâmplare, nu știți cine va citi scrisoarea, adresați-i scrisoarea titlului persoanei (de exemplu, "Stimate domnule comisar"). Cu toate acestea, personalizarea este importantă, deci faceți tot ce este mai bine pentru a afla numele persoanei și titlul corect. Puteți găsi adesea acest lucru pe site-ul organizației sau prin ridicarea telefonului și solicitarea numelui persoanei.
Apoi, introduceți achiziția sau propunerea pe care doriți să o aprobați. Încercați să faceți acest lucru în prima propoziție a scrisorii dvs. Acest lucru va permite cititorului să aibă o idee clară despre ceea ce propuneți imediat și să îi dați contextul pentru restul scrisorii. Acest lucru îi permite, de asemenea, să știe că știi exact ce vrei.
Exemplu:
Stimate supraveghetor Cunningham,
Trupa de muzică rock din High School din Castle Rock are nevoie de noi uniforme.
Dați exemple detaliate
Apoi, explicați de ce trebuie luată acțiunea pe care o propuneți. Chiar dacă pare evident de ce este necesară o achiziție, explicați în detaliu raționamentul din spatele acesteia. Dacă destinatarul scrisorii dvs. nu vede un motiv bun pentru acțiunea propusă în scrisoare, aceasta va eșua. Ar trebui să ia doar câteva fraze pentru a face acest lucru.
Exemplu:
Am cumpărat ultimele uniforme în 1992, iar colecția curentă este foarte zdruncinată și uzată.
Continuați să enumerați toate motivele pentru care propunerea ar fi benefică pentru compania dvs.Este vorba despre ceea ce va face munca dvs. pentru companie, nu despre motivul pentru care considerați personal că propunerea este importantă.
Exemplu:
Trupa marchantă reprezintă școala noastră în parade, jocuri de fotbal și alte întâlniri comunitare. Noile uniforme ar pune școala noastră într-o lumină mult mai pozitivă.
Acum trebuie să plătim o companie de croitorie mii de dolari în fiecare an pentru a ne păstra uniformele vechi. Cei noi ar elimina aceste taxe.
Având uniforme moderne moderne, ar crește considerabil moralul întregii trupe, ceea ce are, în general, rezultate mai ridicate pentru toți studenții membri.
Încheiați cu informații valoroase
Încheiați scrisoarea dvs. cu numele dvs., adresa de e-mail și numărul de telefon și invitați cititorul să vă contacteze cu orice întrebări privind scrisoarea sau propunerea. Dacă este cazul, rețineți și data la care sperați că veți avea un răspuns la solicitarea dvs. Când ați terminat cu litera, nu trebuie să depășească o singură pagină decât dacă aveți un motiv foarte bun să continuați cu oa doua pagină (cum ar fi o propunere foarte complexă care necesită o explicație îndelungată sau o listă lungă de motive solicitarea dvs. ar fi benefică).
Exemplu:
Dacă aveți întrebări, mă bucur să vă cunosc în orice moment.
Mulțumesc,
Ben Warren, Director, [email protected] 555-1234
Sfaturi finale
Scrieți întotdeauna într-un mod respectuos și formal. De exemplu, în loc să spună: "Ar fi minunat pentru companie dacă am putea cumpăra câteva imprimante noi" scrie ceva de genul "Dacă compania ar cumpăra cinci imprimante noi, ar fi de folos Compania Corp. pentru că …" Dacă nu este deja necesar, luați în considerare tipărirea și livrarea manuală a scrisorii în loc să o trimiteți către destinatar. Acesta va arăta că vă pasă foarte mult de propunerea dvs. și va face mai probabil ca el își amintește să răspundă la scrisoare în timp util.
Rețineți că o scrisoare de aprobare bine scrisă nu vă poate duce nicăieri - destinatarul dvs. poate decide că propunerea în sine este problema. În acest caz, va trebui să veniți cu o idee complet nouă sau să vă alocați timp până când veți putea încerca din nou.
