Profesioniști, cum ar fi contabili și avocați, scriu adesea scrisori către clienți cu privire la chestiuni importante de afaceri. Firma trebuie să respecte anumite proceduri pentru a produce scrisori clare și eficiente ale clienților. Profesioniștii scriu scrisori de clienți pentru mai multe scopuri care includ primirea unui nou client, discutarea unei probleme de afaceri sau oferirea de consultanță. Scrieți o scrisoare de client profesional și faceți-l ușor de citit, cu un scop clar pe care cititorul îl va înțelege.
Utilizați antetul. Majoritatea companiilor profesionale folosesc antetul pentru toate scrisorile, inclusiv cele către clienți. Antetul conține numele firmei, adresa și numărul de telefon.
Adresați-vă scrisorii. Când scrieți o scrisoare unui client, scrieți-l direct persoanei, afirmând numele persoanei. Se poate începe cu cuvântul "Dragă" urmat de numele persoanei sau de cuvântul "Către". Includeți o dată în partea de sus a literei.
Începeți scrisoarea cu o scurtă introducere. Păstrați introducerea plăcută și conversativă. Mulțumiți clientului pentru utilizarea firmei dvs. și indicați motivul scrisorii.
Dezvoltați corpul scrisorii. Această parte a scrisorii conține informațiile pentru scopul scrisorii. Poate conține sfaturi sau alte informații relevante pentru client.
Evitați să utilizați termeni pe care numai un profesionist din domeniul dvs. ar înțelege. Avocații și contabilii folosesc adesea termeni specifici domeniului lor, dar pot fi necunoscuți clienților. Alegeți cuvinte clare pentru orice persoană, indiferent de fundal.
Rugați-l pe client să cheme cu întrebări. O invitație de a contacta firma pentru ajutor și informații suplimentare este o parte standard a tuturor scrisorilor de client.
Semnează scrisoarea. Includeți semnătura dvs. în partea de jos a literei și expediați documentul clientului dvs.
