Atunci când solicită plata de la un client, se iau măsuri adecvate pentru a crea scrisori eficiente care să le poată fi trimise. Scrisori de solicitare a plății sunt utilizate atunci când un client nu plătește o factură până la data scadenței. Cu cat este mai mare ca un client sa plateasca o factura, cu atat mai multe scrisori pe care o companie o scrie acelui individ. O scrisoare care solicită plata trebuie să fie politicoasă, clară și trebuie să ofere detalii despre factura extraordinară.
Utilizați antetul companiei deoarece conține toate informațiile de contact ale organizației și adesea arată mai formal.
Adresați-vă scrisorii. Includeți data scrisorii urmată de numele și adresa clientului. Adresați-vă persoanei prin afirmația "Dragă", urmată de numele complet al clientului.
Menționați scopul scrisorii. O scrisoare pentru o cerere de plată ar trebui să comunice în mod clar acest scop la începutul scrisorii. Utilizați un ton profesionist și păstrați cuvintele pozitive și calde.
Includeți detaliile datoriei. Se indică data la care au fost furnizate serviciile pentru această datorie, data scadentă inițială și suma datorată, inclusiv orice taxe cu întârziere. Includeți și numărul facturii pentru a permite clientului să găsească mai ușor documentul original. Multe companii vor include și o copie a facturii originale în acest tip de scrisoare. Informați și clientul cu privire la rata dobânzii pentru care se calculează tarife târzii.
Cereți clientului plata. Să știe clientul că taxele suplimentare întârziate pot fi evitate prin plata întregii sume până la o dată specificată. Rugați-l pe client să vă apeleze la aranjamente dacă nu este în măsură să facă plata integrală până la această dată. Includeți numărul dvs. de telefon și extensia directă, dacă este necesar. Includeți și adresa dvs. de e-mail și oferiți-i corespondența în acest fel, dacă dorește clientul.
Mulțumesc clientului. Oferiți-vă recunoștința clientului dacă plata a fost deja făcută și mulțumiți clientului în avans pentru a trimite o plată promptă. Spuneți clientului că, dacă are întrebări, el nu ar trebui să ezite să vă apeleze la această problemă.
Semnează scrisoarea. Încheiați scrisoarea scriind "Cu sinceritate", urmată de numele și titlul dvs.
