Activitățile de colectare formează o necesitate neplăcută în spatele scenei atunci când cineva datorează bani pentru dvs. sau afacerea dvs. și nu dorește să plătească. Mai degrabă decât să se angajeze într-un joc consumator de timp și frumușă de etichetă a telefonului cu o persoană care are toate motivele să evite apelurile dvs., scrie o scrisoare de afaceri, amănunțită ca o reamintire tangibilă a datoriei. Mesajele de e-mail pot necesita mai puțin timp și pregătire decât cerneala pe hârtie, însă faptul că depuneți efortul de a comunica prin e-mail vă subliniază intenția sinceră și serioasă de a asigura plata.
Elementele de care aveți nevoie
-
Antet
-
Copie factură
Creați-vă scrisoarea pe antetul oficial al afacerii sau organizației la care remitentul întârziat datorează plata. Dacă nu există o astfel de antet, deschideți scrisoarea cu numele și adresa organizației sau a organizației dvs. Urmați aceste informații cu numele și adresa completă a persoanei sau entității care vă datorează plata. Afișați numărul contului plătitorului și numărul facturii sau tranzacției înainte de salutul care identifică destinatarul.
Utilizați o salutură oficială personală. Adresați destinatarului "Dragă doamnă Jones" sau "Stimate Domn Smith". Începeți cu "Către cine poate fi îngrijorat" dacă nu aveți informații complete de contact pentru un individ.
Mențineți un ton profesionist, cordial și optimist, chiar dacă simțiți un sentiment profund de frustrare. Concentrați proza pe ideea că beneficiarul a trecut cu vederea factura dvs. și are nevoie doar de un memento pentru a efectua o remitere adecvată.
Menționați valoarea și natura datoriei, inclusiv detaliile complete ale achiziției sau serviciului pentru care plătește. Includeți datele de tranzacție și de livrare, precum și orice alte informații de identificare.
Exprimați ceea ce așteptați de la remitenți, inclusiv cât de repede așteptați plata. Clarificarea oricăror sancțiuni, inclusiv a dobânzilor sau a tarifelor cu întârziere care se aplică deja sau se vor aplica.
Furnizați informațiile dvs. de contact, astfel încât remitentul să vă poată ajunge să clarifice situația sau să solicite o extensie de plată. Indicați numărul de telefon direct și adresa de e-mail chiar dacă apar pe foaia de antet. Închideți mulțumirile pentru atenția promptă a remitenței și o reafirmare a valorii pe care o acordați relației de lucru sau de afaceri.
sfaturi
-
Vechea zicală că "veți prinde mai multe muște cu miere decât cu oțet" se aplică abundent la memento-urile de plată. Cu excepția cazului în care această scrisoare reprezintă o solicitare finală, lăsați-i loc pentru posibilitatea ca factura să se rătăcească sau dacă expeditorul a suferit o greșeală care a afectat atenția asupra detaliilor de plată.
Includeți o copie a facturii sau declarației relevante. Dacă includeți un plic auto-adresat pentru remitere, menționați-l în scrisoarea dvs.
Avertizare
Dacă scrisoarea dvs. prezintă acțiunile specifice pe care intenționați să le luați ca parte a unui efort de colectare, inclusiv procedurile judiciare de mică revendicare sau alte măsuri, fiți pregătiți să urmați măsurile pe care le enunțați.
