Nu vă bazați pe apelurile telefonice pentru a obține rezultatele de care aveți nevoie. Atunci când vorbiți la telefon cu serviciul de relații cu clienții, societățile de asigurare, întreprinderile sau oricine altcineva cu privire la un subiect important, trebuie să urmați o scrisoare de confirmare pentru a crea o înregistrare scrisă pentru utilizare ulterioară.
Elementele de care aveți nevoie
-
procesor de cuvinte
-
hârtie
-
plic
-
timbru
O scrisoare de confirmare este o modalitate de a face o înregistrare scrisă a unei conversații telefonice care poate fi utilizată ulterior pentru a dovedi ceea ce sa discutat. Scrisoarea de confirmare realizează trei lucruri: 1) ajută părțile să urmărească responsabilitățile; 2) spune destinatarului că conversația nu va fi uitată; și 3) pot fi folosite ca probe în procedurile judiciare pentru a dovedi versiunea dvs. de evenimente.
Planificați-vă scrisoarea înainte de conversația dvs. telefonică, făcând o listă de verificare a lucrurilor de discutat. Pentru fiecare articol de discuție, stabiliți cine este responsabil și când va fi realizat elementul. Dacă există eventuale situații, identificați-le.
După conversația dvs. telefonică, începeți să scrieți scrisoarea. Includeți o dată, destinatarul și o linie de subiecte. Scrieți scrisoarea în mod clar și succint. Scrisoarea trebuie să fie reală și exactă. Lăsați comentarii, speculații și emoții. De regulă, nu folosiți puncte de exclamare. Nu încercați să intimidezeți sau să vă bațiți. Amintiți-vă că scrisoarea poate fi citită la un judecător sau juriu și nu doriți să vă întâlniți ca fiind necorespunzător sau nerezonabil.
Începeți scrisoarea cu "Această scrisoare este pentru a confirma conversația noastră telefonică la data cu privire la ___. "Atunci descrieți cu exactitate ceea ce sa discutat, specificând cine a spus ce trebuie să faceți. Asigurați-vă că includeți toate informațiile importante, inclusiv cine este responsabil pentru articolul de acțiune, când urmează să fie completat și eventualele situații neprevăzute. informați-mă în scris cât mai curând posibil dacă ceva descris mai sus este inexact. "Apoi, semnează scrisoarea.
Asigurați-vă că faceți și păstrați o copie a scrisorii semnate, apoi trimiteți-o prin poștă. Dacă obiectul scrisorii este critic și aveți motive să credeți că destinatarul poate refuza primirea scrisorii, atunci trimiteți scrisoarea prin poștă certificată. Dacă aveți adresa de e-mail a destinatarului, atunci e-mailul este în regulă.
