Documentele de confirmare a primirii confirmă livrarea articolelor solicitate, cum ar fi un transfer de mărfuri sau o propunere de contract. Scrisoarea clar detaliază ceea ce a fost primit și când. De asemenea, notează dacă este necesară o urmărire. Scrisorile au de obicei doar câteva paragrafe lungi și sunt, de obicei, trimise în termen de o zi lucrătoare de la primirea articolelor solicitate. Cele mai multe scrisori de confirmare a primirii sunt trimise prin poșta obișnuită, dar faxurile, e-mailurile și poșta certificată sunt, de asemenea, opțiuni. Universitatea de Stat din Colorado notează faptul că scrisorile de recunoaștere reprezintă o amabilitate profesională care ajută la promovarea relațiilor de afaceri.
Examinați elementele pe care doriți să le confirmați primirea. Confirmați că livrarea a corespuns așteptărilor dvs.
Adresați scrisoarea către persoana care așteaptă confirmarea primirii. Numele și întreaga denumire a persoanei împreună cu adresa trebuie să apară pe scrisoare și pe plic.
Scrieți scrisoarea. În primul paragraf, confirmați primirea articolelor mulțumindu-le expeditorului pentru livrarea articolelor sau informațiilor solicitate. Apoi, listați fiecare element primit împreună cu data.
Informați-i pe destinatar în paragraful al doilea că sunteți mulțumit de livrare - dacă este cazul - și că livrarea a corespuns așteptărilor dvs.
Terminați scrisoarea cu o închidere completă, cum ar fi "Mulțumesc" sau "Cu stimă" și numele imprimat. Semnează și trimite scrisoarea.
