Cum se creează un șablon SOP

Procedurile standard de operare (SOP) sunt o metodă populară de a oferi îndrumare consistentă angajaților din cadrul unei organizații. În mod ideal, dacă apucați pe cineva de pe stradă, persoana respectivă ar trebui să poată îndeplini sarcina fără altceva decât un POS și instrumentele necesare. Un punct cheie de plecare al oricărui portofoliu SOP este crearea unui șablon SOP pentru consistență. Nu aveți nevoie de niciun software sau abilități fanteziste; trebuie doar să echilibrați elementele necesare și ce doriți să arate șablonul.

Elementele de care aveți nevoie

Calculator
Software de procesare a textului

Deschideți un nou document de procesare a textului. Salvați fișierul cu numele pe care doriți să-l utilizați pentru șablonul dvs. SOP și data pentru controlul versiunii. De exemplu: "CompaniaName_SOP_Template_01-16-2010".

Introduceți o masă în antet. Numărul de rânduri și coloane din acest tabel este de până la dvs.; rețineți că veți avea nevoie, cel puțin, de o celulă pentru numărul SOP, titlul și aprobarea sau data efectivă a documentului. De asemenea, puteți utiliza o celulă pentru numărul paginii și sigla sau numele companiei, dacă doriți. Lucrul frumos despre tabelul din antet este că se va repeta pe tot documentul pe măsură ce adăugați pagini.

Introduceți o masă mare pe prima pagină a documentului. Acest tabel va conține numărul și titlul dvs. de POS, în partea de sus, urmate de celule pentru semnături ale personalului-cheie, cum ar fi autorul documentului și oficialii care aprobă, cu numele, titlurile și datele semnate. Introduceți titluri pentru fiecare celulă, cum ar fi "Titlul SOP" pentru celula de sus, "SOP Autor" pentru celula următoare și "Aprobarea QA" pentru numărul corespunzător de celule.

Creați secțiuni pentru introducere, responsabilități, materiale și echipamente (dacă este cazul) și procedura. Alte secțiuni ar putea include glosare ale abrevierilor, termenilor sau produselor. Deoarece acesta este un șablon, este posibil să doriți să includeți o propoziție sau două care să descrie ce se așteaptă pentru fiecare secțiune dacă intenționați să aveți mai mulți autori SOP.

Formați secțiunile. Una dintre cele mai comune metode de prezentare a secțiunilor SOP este de a începe un sistem de scriere, numerotare sau combinare pentru fiecare secțiune. Puteți utiliza, de asemenea, gloanțe și liniuțe. Amintiți-vă, totuși, este mai ușor atunci când se face referire la sau revizuirea SOP-urilor să se indice o secțiune cu litera / numărul.Arătați ce ar trebui să arate formatul de secvențiere pentru fiecare linie următoare într-o secțiune, cum ar fi "A, B, C"; "1, 2, 3"; sau "A1, A2, A3, B1, B2, B3".

Introduceți încă două tabele la sfârșitul șablonului. Unul dintre tabele ar trebui să fie pentru listarea referințelor externe sau pentru anexe și formulare pe care le puteți atașa la SOP pentru modificările versiunii. Cealaltă tabelă poate fi pentru documentarea istoricului versiunilor POS și a oricăror motive de modificare. Aceste tabele pot continua să utilizeze formatul de numerotare / scriere pe care le utilizează restul șablonului.

Salvați documentul ca fișier de șablon numai pentru citire. Acest lucru va face ca șablonul dvs. să nu fie suprascris accidental, forțând utilizatorul să salveze documentul sub un alt nume dacă este modificat.