Producerea eficientă a produselor de înaltă calitate la un profit și de a rămâne în limitele legilor și reglementărilor necesită consecvență în operațiuni. Multe companii se ajută singure prin instituirea de proceduri standard de operare sau SOP-uri care oferă instrucțiuni pas cu pas pentru a pune în aplicare proceduri importante. SOP-urile ajută la asigurarea acurateței și controlului calității. Acestea sunt folosite într-o varietate de companii și organizații, în special în guvern, producție, cercetare și dezvoltare, laboratoare și mediul academic. Deoarece unitățile individuale din cadrul companiilor au nenumărate proceduri, fiecare are nevoie de SOP-uri diferite. De aceea este util să oferiți șefilor fiecărei unități un șablon SOP, care oferă un punct de plecare pentru a le scrie procedurile proprii și manualele SOP. SOP template-urile furnizează toate componentele importante pe care fiecare procedură le are nevoie.
Ghidați scriitorii SOP pentru a determina ce fel de procedură trebuie scrisă. Modelul trebuie să le furnizeze un instrument ușor de luare a deciziilor, bazat pe numărul de decizii pe care lucrătorii trebuie să le ia pentru a efectua proceduri. Rețineți că procedurile de rutină care sunt scurte necesită doar lucrătorului să facă câteva judecăți și pot fi scrise într-un simplu format de pași. De exemplu: Faceți A, apoi B și apoi C. Rețineți că procedurile de lungă durată care necesită câteva decizii pot utiliza un format ierarhic de pași, spunând lucrătorului în ce ordine procedeul trebuie să meargă și includ adesea substraturi care trebuie efectuate pentru a finaliza întreaga sarcină. Oferiți exemple de flowcharts sau infographics pentru a descrie proceduri care sunt complicate, lungi și necesită luarea unor decizii multiple. De exemplu: Faceți A. Dacă "normal", faceți B, C și D. Dacă "anormal", repetați A pentru a confirma și apoi faceți E, F și G.
Descrieți piulițele și bolțurile de a scrie fiecare procedură. De exemplu, fiecare procedură ar trebui să aibă un titlu, un scop, un domeniu de aplicare și metodele și responsabilitățile necesare pentru efectuarea procedurii. Încurajați sau solicitați scriitorilor SOP să utilizeze o convenție uniformă de numire pentru procedurile de titluri. Îi sfătuiți să stabilească domeniul de aplicare a procedurii, cum ar fi cine aplică procedura, când și în ce condiții. S-ar putea să descrieți, de asemenea, când să nu utilizați fiecare procedură. În secțiunea metode și responsabilități, furnizați un protocol pas cu pas privind executarea unei proceduri. Șablonul trebuie să ofere fraze simple, scurte, cu verbe de acțiune.
Oferiți definiții și cerințe privind resursele. Fiecare procedură trebuie să aibă o secțiune care să definească termenii folosiți în document și să spună orice acronime. În plus, ar trebui să le spună angajaților ce documente, echipamente sau alte materiale vor fi necesare pentru a efectua procedura. Faceți referire la orice alte proceduri conexe pe care angajatorii trebuie fie să le îndeplinească înainte, fie trebuie să fie conștienți de îndeplinirea sarcinii. Nu uitați alte componente importante pe care trebuie să le aibă șablonul. Acestea includ data efectivă a procedurii și data ultimei revizuiri a procedurii.
sfaturi
-
În funcție de compania dvs., ar putea fi important să alocați un nivel de securitate POS, pentru a clarifica nivelul de autoritate necesar pentru a efectua procedura. Utilizați șablonul pentru a descrie, de asemenea, condițiile în care angajatul poate efectua în mod fiabil procedura în condiții de siguranță.
Avertizare
Întotdeauna includeți îndrumări privind sănătatea și siguranța sau încălcările normative, acolo unde este cazul. Furnizați un loc în șablon și utilizați metode pentru a evidenția avertismentele importante, cum ar fi boldface sau side-boxing aceste mesaje. Descrieți ce s-ar întâmpla în cazul în care procedura nu este urmată sau este urmată în mod incorect, indiferent dacă are ca rezultat vătămări corporale, pierderi de vieți omenești, deteriorarea echipamentului, produse defecte, amenzi, litigii sau închiderea afacerilor.
