Procesele-verbale ale reuniunilor sunt documente juridice esențiale pentru organizațiile non-profit, agențiile guvernamentale, societățile și corporațiile. Acestea oferă o evidență a procesului de luare a deciziilor. Minutele sunt distincte de dictare. Nu sunt o transcriere a cuvintelor pentru ceea ce sa întâmplat la întâlnire; în schimb, ele reprezintă o înregistrare a celor care au participat, despre ce sa discutat, despre voturile care au fost exprimate și despre ce sa hotărât. Minutele sunt ținute de mai mulți ani.
Pregătiți-vă să înregistrați minutele corecte
Revedeți agenda agendei. Acest lucru vă va permite să planificați elemente importante de agendă despre care va trebui să faceți note. Veți avea, de asemenea, un sentiment de câte participanți să vă așteptați.
Proiectați o foaie de participanți. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca o bucată de hârtie cu titlul întâlnirii și data de sus cu mai multe linii numerotate. Veți distribui acest lucru la începutul întâlnirii pentru ca participanții să semneze.
Asigurați-vă că aparatul de înregistrare funcționează corect. Puteți alege să țineți note ale întâlnirii pe un laptop, cu stilou și hârtie sau prin înregistrarea întâlnirii. Dacă întâlnirea va cuprinde informații sensibile, discutați despre înregistrare cu președintele și explicați intenția dvs. de a utiliza înregistrarea numai pentru a asigura exactitatea minutelor.
Creați minute de întâlnire pentru înregistrare
Luați note în timpul întâlnirii. Concentrați-vă pe subiectul fiecărei discuții și lăsați-i să comenteze. De exemplu, rețineți că a fost discutată alocarea fondurilor pentru o clădire nouă, dar nu menționați că "discuția a fost emoțională și încălzită". Observați cine a propus fiecare mișcare și ce sa rezolvat.
Creați un document care va fi minutul oficial al întâlnirii. Ar trebui să aibă același format ca și minutele anterioare de întâlnire. Luați în considerare utilizarea a șase secțiuni: Apel la comandă, apel în rolă, aprobarea ultimelor minute ale ședinței, probleme deschise, afaceri noi și amânare. Sub fiecare dintre acestea furnizați un scurt și neutru rezumat al discuției sau al activității. Dacă a existat un număr de voturi, includeți înregistrarea. Dacă voturile nu au fost luate în considerare, afirmați numai că o mișcare a fost "purtată" sau "eșuată". Creați un spațiu pentru ca minutele să fie semnate de dumneavoastră în calitate de notar și președintele, care va aproba procesul-verbal.
Circulați procesul-verbal la membrii consiliului în termen de o săptămână de la întâlnire și, dacă întâlnirea a fost publică, trimiteți-le ca înregistrare publică. Efectuați modificări și corecții după cum este necesar. Consultați propriile note sau înregistrarea întâlnirii dacă este necesară clarificarea.
Pastreaza minute de intalnire in fisierele companiei
Prezentați minutele întâlnirii cu cele ale întâlnirilor anterioare. Puteți păstra minutele într-un liant, organizat de comisie sau consiliu, și în ordine cronologică. Din moment ce minutele întâlnirii sunt dosare legale, păstrați-le la sediul central.
Ștergeți înregistrarea făcută de întâlnire, cu excepția cazului în care este politica organizației dvs. să păstrați această înregistrare. Odată ce minutele sunt finale, de obicei nu este nevoie să păstrați această copie de rezervă, iar conținutul acesteia poate fi sensibil sau confidențial.
Copiați și distribuiți minutele de întâlnire la începutul următoarei întâlniri. Acestea vor fi aprobate ca prim punct de afaceri.
sfaturi
-
Examinați șabloanele întâlnirii, dacă este necesar. Studiați modul în care au fost păstrate minute mai vechi sau căutați online pentru "Șabloane de întâlnire pentru minute".
