Fie că v-ați oferit pur și simplu să urmăriți activitățile în timpul întâlnirilor săptămânale ale personalului, fie că colegii dvs. v-au ales în biroul secretarului unei fundații caritabile, este esențial să construiți înregistrări clare și precise despre ceea ce se întâmplă în timpul întâlnirilor organizației dvs. Minutele de întâlnire servesc ca o înregistrare oficială a problemelor discutate sau luate în considerare. Ca atare, ele sunt adesea considerate documente istorice. În consecință, importanța de a lua minute excelente la întâlniri nu poate fi supraevaluată, iar participanții vă vor aprecia atenția în detaliu, precum și profesionalismul dumneavoastră.
Elementele de care aveți nevoie
-
Roberts Manualul de reguli de comandă
-
Componența membrilor
Selectați o metodă pentru înregistrarea minutelor de întâlnire. Se cântărește avantajele și dezavantajele înregistrării pe bandă, scrierea de note și scrierea detaliilor cu mâna pe parcursul întâlnirii. Luați în considerare o metodă sigură, cum ar fi o combinație a două dintre aceste metode. De exemplu, puteți înregistra înregistrarea pe bandă și puteți scrie și note pe laptop sau tabletă.
Obțineți o copie a "regulilor de ordine ale lui Robert" sau accesați un abonament online al acestui primer privind procedura parlamentară și cele mai bune practici pentru desfășurarea și înregistrarea întâlnirilor. Studiați formatul adecvat pentru înregistrarea discuțiilor de întâlnire, a propunerilor, a secțiunilor pentru mișcări, discuții și votare. Dacă este posibil, aveți o copie a cărții sau a site-ului accesibilă în timpul întâlnirii. Acest lucru se va dovedi de neprețuit în cazul în care membrii vă uită la răspunsuri privind buna guvernare, comportament, înregistrări oficiale și minute.
Formați o introducere și o structură pentru minutele dvs. De exemplu, listați data, ora, numele ofițerilor, locația și scopul întâlnirii în introducerea dvs. Minutele de întâlnire ar trebui să reflecte timpul la care a fost convocată ședința, precum și timpul în care a fost amânată. Scopul reuniunilor formale ar putea fi pur și simplu o întâlnire lunară de membru; totuși, dacă înregistrați minutele pentru o întâlnire specială de membru, asigurați-vă că minutele dvs. reflectă cu exactitate că aceasta este o întâlnire pe care organizația nu o desfășoară de obicei în cursul activității sale obișnuite. Multe organizații din sectorul public pot apela întâlniri speciale pentru a discuta chestiuni confidențiale, cum ar fi aspecte legate de personal, care sunt scutite de anumite prevederi ale legii despre statul Sunshine.
Ridicați-vă când vă prezintă președintele organizației sau liderul grupului. Dacă nu sunteți în mod oficial prezentat, introduceți-vă grupului și explicați-vă rolul de secretar de înregistrare sau de notar. Spuneți grupului ce metode utilizați pentru a captura discuțiile de întâlnire. În acest fel, membrii dvs. vă identifică ca fiind persoana responsabilă pentru crearea și menținerea documentelor oficiale ale organizației, ceea ce este deosebit de util pentru membrii care nu vă cunosc pe voi sau cei care nu sunt familiarizați cu organizația și practicile acesteia. În plus, introducerea dvs. servește ca o sugestie că participanții trebuie să vorbească audibil, astfel încât să puteți îndeplini în mod eficient îndatoririle dvs. de luare de note.
Cereți participanților să se prezinte în timp ce le-ați notat rapid numele și locul în care se află. În acest fel, nu trebuie să cereți în mod constant oamenilor să repete numele când înregistrați mișcări, secunde și puncte de discuție. De exemplu, ar trebui să înregistrați întotdeauna numele persoanei care face o mișcare, persoana care o apela și persoana care solicită votarea unei mișcări. Când cineva cheamă la vot, ei spun, de obicei, "Apelați la întrebare". Liderul grupului cere membrilor să voteze. Dacă există o discuție înainte de votare, înregistrați părți importante ale discuției și notați toate obiecțiile oficiale. Notele dvs. privind mișcările și voturile ar trebui să conțină și numele de ochi, de jucători și de abțineri.
Evitați afirmațiile subiective interpuse în notele dvs. Nu interpretați ceea ce înseamnă un vorbitor prin tonul, inflexiunea sau indicațiile nonverbale. Minutele de întâlnire trebuie să fie faptice și obiective - orice răsturnare a declarațiilor unui participant ar putea eroda integritatea minutelor dvs. și poate pune sub semnul întrebării abilitatea dvs. de a înregistra minutele în mod corespunzător. De exemplu, scrieți, "John Doe a făcut următoarea mișcare: Închiderea școlilor în zilele în care Serviciul Național de Meteorologie prezice mai mult de cinci centimetri de zăpadă pentru județele Jackson, Adams și Madison", nu "John Doe a declarat în mod explicit că dorește ca grupul să votul privind închiderea școlilor în zilele în care condițiile meteorologice regionale indică condiții meteorologice nefavorabile și drumuri inaccesibile."
Finalizați-vă minutele cât mai curând posibil după ce întâlnirea se întrerupe, în timp ce acțiunile sunt încă proaspete în mintea ta. Examinați notele, ascultați înregistrarea de pe bandă și pregătiți-vă pentru a vă proiecta versiunea finală. Dacă aveți întrebări despre ce sa întâmplat în timpul întâlnirii, contactați un ofițer sau un lider în grup. În unele cazuri, poate fi necesar să contactați persoana pentru a cărei declarații aveți nevoie de clarificări.
Furnizați conducătorului grupului dvs. ceea ce vă propuneți sunt minutele finale; cereți feedback, întrebări sau corecții. Când obțineți lumina verde, pregătiți versiunea finală și asigurați-vă că minutele vor fi difuzate membrilor. Utilizați metoda preferată a organizației dvs. pentru distribuirea copiilor minutelor, fie prin e-mail, prin posta de melci, fie prin livrare personală dacă sunteți în aceeași poziție de birou cu participanții.
sfaturi
-
Dacă întâlnirea dvs. include un apel inițial, nu este necesar să întrebați că membrii se prezintă. Pur și simplu capturați numele persoanelor prezente și înregistrați numele persoanelor care sunt absente. Apelurile în general sunt o procedură standard în cadrul întâlnirilor oficiale, cum ar fi cele cu consiliile de administrație. Faceți o notă separată despre locul în care locuiesc oamenii. Aceasta devine "foaia de înșelătorie", astfel încât să puteți să vă referiți cu ușurință la numele persoanei în procesul-verbal sau să le adresați atunci când îi cereți pe cineva să clarifice sau să repete ceea ce a spus.
Chiar dacă întâlnirea este informală, rolul tău în calitate de notar nu este. Chiar și pentru întâlnirile neoficiale, abordați în mod serios responsabilitatea cu luarea de note și produceți note scrise oficiale care descriu în mod precis și formal activitățile de întâlnire. Participanții vor aprecia atenția acordată detaliilor.
Avertizare
Refuzați să utilizați un dispozitiv ca un smartphone pentru a captura note de întâlnire - nu proiectează o imagine pozitivă, iar persoanele care nu cunosc capacitățile smartphone-urilor ar putea crede că pur și simplu jucați pe telefonul dvs. în loc să ascultați ceea ce membrii organizației discuta.
