Măsurile de înregistrare în cadrul întâlnirilor reprezintă o parte esențială a procesului de gestionare a oricărei organizații. Sarcina poate fi obositoare, dar crucială. Depinde de secretarul întâlnirii să recunoască faptul că nu este important să înregistrați tot ceea ce sa spus, ci doar ceea ce sa făcut sau a decis în cadrul reuniunii. Moțiunile sunt deosebit de importante pentru că oferă o bază solidă pentru acțiunile ulterioare și chiar și cei care au participat la întâlnire ar putea avea nevoie să se întoarcă și să consulte minutele pentru a-și aminti exact ce au convenit să facă.
Înregistrați datele de bază relevante pentru întâlnire, în special data și numele participanților. Rețineți oricui a fost absent și prezența oricărei persoane cu putere de vot prin împuternicire reprezentând acei membri absenți ai comisiei.
Înregistrați procedurile standard urmate de comitet, care pot include elemente precum confirmarea procesului-verbal al întâlnirii anterioare, un mesaj de deschidere (notați cine a transmis mesajul, nu conținutul mesajului) și așa mai departe. Rețineți, de asemenea, dacă aceasta a fost o întâlnire programată regulat sau dacă a fost o sesiune specială convocată pentru un scop neobișnuit, cum ar fi o întâlnire de urgență privind bugetul.
Evidențiați începutul unei mișcări prin plasarea cuvântului "MOTION" în majuscule sau subliniind-o, urmată de numele persoanei care a propus mișcarea (de exemplu, "MOTION by Colonel Mustard").
Înregistrați mișcarea exact așa cum sa spus. Propunerea poate fi prezentată cu caractere cursive. Dacă există o discuție cu privire la formularea exactă a propunerii înainte de votare, nu se înregistrează dezbaterea, se prezintă doar limbajul exact al versiunii finale a propunerii (de exemplu, "MOTION de Colonel Mustard: comisia decide să oficial să cenzureze pe profesorul Plum pentru amenințarea domnului Green cu sfeșnicul ").
Înregistrați rezultatele votului. Comisiile pot alege să înregistreze modul în care toți cei din comitet au votat (da, nu, abțineți), numărul fără decizii individuale (a trecut de la 5 la 3) sau doar rezultatul (trecut).
