Regulamentul de ordine al lui Robert este o orientare larg acceptată a modului în care grupurile trebuie să desfășoare întâlniri și să ia decizii împreună. Fiind înregistrarea oficială a ceea ce se întâmplă în fiecare întâlnire, procesul-verbal reprezintă o resursă crucială în orice proces decizional al grupului. Procesul-verbal al unei întâlniri nu este neapărat interesant, dar trebuie să fie clar și ușor de înțeles. Există o metodă precisă pentru păstrarea minutelor în conformitate cu Regulile lui Robert; urmând această formulă, cititorii viitori sunt mai ușor să urmeze și să înțeleagă procedurile și rezultatele acestora.
Începutul procesului-verbal al ordinului de la Robert
Fiecare set de minute de întâlnire, în conformitate cu regulile de ordine ale lui Robert, ar trebui să includă aceleași detalii, ceea ce va oferi cititorului o înțelegere generală a scopului reuniunii. Întotdeauna începeți cu un prim paragraf care include:
- Tipul de întâlnire, fie el regulat, special, anual, amânat regulat sau altfel.
- Data, ora și locația întâlnirii. Dacă toate întâlnirile sunt ținute în același loc, omiteți acest detaliu
- Numele organizației care se întrunește
- Confirmarea că ofițerul și secretarul organizației sunt prezenți la întâlnire. Dacă nu sunt, dați numele indivizilor care substituie fiecare dintre ei
- Menționați dacă au fost citite și aprobate minutele din ședința anterioară. Dacă întâlnirea anterioară nu a fost o întâlnire obișnuită, adăugați data respectivei întâlniri.
Corpul principal al proceselor-verbale
Majoritatea înregistrărilor rămase vor fi completate cu detalii despre întâlnire. Secretarul care ia un proces-verbal poate înregistra întâlnirea și pregătește înregistrarea mai târziu, pentru a asigura o înregistrare corectă și completă a tuturor detaliilor întâlnirii. Mențineți întotdeauna o metodă de înregistrare secundară, cum ar fi un laptop sau un notebook, plus pixuri și hârtie, în cazul în care metoda principală eșuează.
Includeți toate punctele oficiale de discuție în cadrul întâlnirii. Luați note detaliate despre:
- Orice mișcări făcute în cadrul reuniunii, împreună cu numele persoanei care a făcut moțiunea.
- Propuneri care pun o întrebare în fața organismului în cadrul reuniunii.
- Formularea și dispunerea finală a tuturor mișcărilor.
- Informații despre fiecare vot, inclusiv votul prin apel nominal, votul numărate sau votul de vot.
- Dacă adunarea a intrat într-o cvasi-comisie sau într-o comisie a întregului, și rezultatele acestui act.
- Toate litigiile și contestațiile, împreună cu dispunerea lor, precum și motivele care au fost date de către președinte pentru fiecare hotărâre.
- O înregistrare a oricărei observații dezordonate pe care un membru ar fi putut să o facă, rezultând că președintele îl numește ca fiind dezordonat.
- Toate celelalte discuții oficiale au avut loc în cameră.
Finalizarea procesului-verbal al întâlnirii
Paragraful final al procesului-verbal trebuie să includă orice observații de închidere făcute de către președinte, precum și momentul în care reuniunea este suspendată oficial. Dacă în cadrul întâlnirii au existat vorbitori invitați, înregistrați-le numele și subiectul prezentărilor lor în acest ultim paragraf. Semnați minutele de întâlnire și semnați și președintele dumneavoastră. Semnătura secretarului de înregistrare este o dovadă legală a autenticității acestui document, așa că este esențial să îl semnați înainte de al depune sau de a le transmite altora.
