Fiind atribuită sarcina de a lua minute la o întâlnire este văzută de unii oameni ca o sarcină ingrată.Cu toate acestea, stăpânirea artei de a organiza minute eficiente de întâlnire nu numai că îi ajută pe participanți să înțeleagă problemele, să discute și să fie de acord cu elementele de acțiune, dar poate ajuta și pe alții care nu au fost la masă în luarea deciziilor. Nu subestimați puterea și eficacitatea învățării cum să stăpâniți această abilitate scrisă.
Elementele de care aveți nevoie
-
Ședința agendei
-
Lista participanților
-
Pen sau creion
-
Notepad sau laptop
-
Dispozitiv de înregistrare audio (opțional)
Începeți minutele de întâlnire din partea de sus, scriind numele ședinței, locația, data și ora la care a avut loc.
Listează participanții invitați care sunt prezenți pe numele, titlul și departamentul pe care îl reprezintă împreună cu cei invitați, dar nu prezenți. De asemenea, listați numele oricărui invitat invitat sau prezentator.
Creați o subsecțiune pentru fiecare articol de pe ordinea de zi și luați notele pe măsură ce discuția se referă la acel subiect. Scrieti discutia cheie si, acolo unde este posibil, incercati sa indicati numele persoanei asociate cu orice puncte cheie facute.
După discuții pe marginea acestui subiect, scrieți pașii următori sau deciziile luate în legătură cu acel punct de pe ordinea de zi, pentru a include acțiunile recomandate de către cine, în funcție de data, persoanele responsabile sau departamentul pentru implementare etc. Aceasta este cea mai importantă parte a procesului de luare a minutelor din moment ce orice plan de acțiune de la întâlnire va fi derivat din această secțiune.
Pentru toate problemele sau punctele de discuție ridicate, dar care nu au fost rezolvate, adăugați-le la o secțiune separată a paginilor dvs. minute cu eticheta "Probleme nerezolvate". Întâlnirea participanților poate vedea aceste lucruri mai târziu, iar gazda întâlnirii poate decide apoi cum să gestioneze cel mai bine rezoluția acestor elemente.
La sfârșitul procesului-verbal, notează data de întâlnire, ora și locația convenită, împreună cu orice alte informații necesare pentru ca participanții să se cunoască în pregătirea pentru următoarea sesiune.
În cele din urmă, asigurați-vă că toți participanții invitați primesc sau nu primesc o copie a proceselor-verbale. Este o regulă bună de a încerca și de a distribui minutele în 24-48 de ore de la întâlnire. În acest fel, dacă ceva este inexact sau cineva a fost catalogat greșit, acesta poate fi corectat în timp ce este proaspăt în mintea fiecărui participant.
sfaturi
-
Este important să aveți o listă exactă a participanților, deoarece este posibil să știți mai târziu cine a fost prezent și a luat parte la luarea deciziilor cheie în cadrul întâlnirii Întotdeauna amintiți-vă să scrieți atât numele dvs., cât și data la care ați făcut minutele împreună cu fișierul numele căii unde se găsesc minutele dacă sunt stocate electronic pe un computer.
Avertizare
Este bine să luați o scurtă descriere, dar să încercați să nu paraframați sau să interpuneți propriile cuvinte, comentarii sau păreri despre ceea ce credeți că cineva a spus, a simțit sau a crezut - scrie minutele după cum a spus persoana respectivă.
