Există numeroase tipuri de comunicări scrise utilizate în afaceri. Companiile utilizează comunicarea scrisă pentru a instrui angajații cu privire la politica companiei, a informa clienții despre produse și servicii și pentru a informa investitorii cu privire la strategiile corporatiste. Cheia pentru a scrie o comunicare de afaceri eficientă este adaptarea mesajului la publicul țintă. Scrieți într-o manieră clară, simplă și concisă, astfel încât oamenii să poată înțelege cu ușurință mesajul tău.
E-mailuri
E-mail-urile sunt cea mai comună formă de comunicare scrisă de afaceri, conform site-ului Startupbizhub, un site de referință online. Profesioniștii din domeniul afacerilor utilizează e-mailuri pentru a trimite documente, a stabili întâlniri, a confirma numiri și a contacta candidații la posturile de lucru În ciuda relativității lor neplăcute, e-mailurile ar trebui să vină în continuare ca profesionale. Asigurați-vă că adresați-vă e-mailurile tuturor părților vizate. Lăsarea unei singure persoane poate împiedica eficacitatea e-mailului. De asemenea, listați subiectul specific al e-mailului dvs. în zona "Subiect". Evitați scrierea paragrafelor lungi în e-mailurile dvs. În schimb, rupeți textul cu paragrafe mai scurte și cu puncte de glonț, potrivit revistei online Forbes.
propuneri
Propunerile sunt documente care conturează proiectele viitoare. De exemplu, consultanții de afaceri și agenții de publicitate prezintă propuneri companiilor pentru proiecte sau misiuni speciale. Un manager de marketing poate prezenta o propunere departamentului de cercetare și dezvoltare pentru a efectua cercetări asupra produselor. Propunerile sunt adesea de o lună sau două pagini. Multe companii folosesc formulare specifice pentru propunerile lor. Asigurați-vă că identificați în mod clar toate etapele și sarcinile proiectului din propunerea dvs. Includeți și costurile asociate fiecărei sarcini specifice. De exemplu, listați costurile de imprimare, poștă și poștale dacă scrieți o propunere pentru un proiect de poștă directă.
rapoarte
Rapoartele sunt un alt tip de comunicare scrisă de afaceri. Companiile utilizează rapoarte pentru a informa angajații despre diferite aspecte ale afacerii. De exemplu, departamentul de finanțe va scrie rapoarte financiare pentru a rezuma profiturile și vânzările companiei. În mod similar, un manager de cercetare de marketing poate scrie un raport care să rezume rezultatele unui sondaj telefonic pentru clienți. Scrieți rapoartele într-un format structurat. Furnizați o scurtă introducere în raportul dvs. De exemplu, spuneți managerilor de departamente cum și când ați efectuat un sondaj telefonic pentru clienți. Includeți obiectivele cheie pe care le-ați propus pentru proiect. Rezumați-vă concluziile în corpul raportului dvs. Adăugați grafice și diagrame pentru a clarifica concepte mai complexe. Includeți o secțiune de rezumat executiv în raportul dvs. care evidențiază constatările sau rezultatele cheie. Mai mult decât atât, includeți întotdeauna o scrisoare de intenție cu raportul dvs. pentru a le prezenta managerilor sau directorilor.
broşuri
Broșurile sunt literatură care prezintă produsele și serviciile dvs. Companiile utilizează broșuri pentru a vinde produse sau pentru a asista repetari de vânzări cu apeluri de vânzări. Companiile produc broșuri în multe forme și dimensiuni. Unele broșuri sunt dimensiunea literei, în timp ce altele sunt îndoite în jumătate sau treimi. Utilizați culoarea și imaginile în broșurile care conțin principalele produse sau servicii. Împărțiți fiecare pagină a broșurii cu o mulțime de spațiu liber, ceea ce face broșura mai lizibilă.
