"Mai bine o scoți în scris" este printre cele mai vorbite avertismente din lumea afacerilor. Este scrisul care face ca cineva să se simtă încrezător în afacere ca și cum ar fi protejat pentru că totul este clar exprimat. Atunci când desfășoară o afacere, posibilitatea de a vă explica pe pagină poate face diferența în negocieri și comunicări, nu doar cu colegii de afaceri, ci și cu clienții și perspectivele.
Care sunt elementele de bază ale comunicării?
Oamenii comunică în trei moduri: verbal, nonverbal și prin cuvânt scris. O limbă nonverbală eficientă vorbind și sigură se străduiește să facă o înțelegere pe o masă sau într-o rețea într-o mulțime, dar este scrisă care conduce lista cu privire la abilitățile de muncă solicitate de angajatori.
Nu toată lumea poate lucra într-o cameră, și nu toată lumea poate comanda o pagină, dar dacă puteți stăpâni atât comunicarea orală și scrisul eficient, este o carieră una-două pumnii pe care puțini aterizează cu adevărat.
Fie că comunicați în persoană, prin intermediul unui videoclip, prin e-mail, prin telefon sau prin intermediul rețelelor sociale, este esențial ca mesajul să fie înțeles. Dar comunicarea este o stradă cu două sensuri. Fiind capabil să vă exprimați este important, dar ascultarea este de aur, mai ales în afaceri. Ascultarea bine ar trebui să fie în partea de sus a liniilor directoare pentru o comunicare eficientă pe cale orală. Într-adevăr auziți (sau citiți) ceea ce spun colegii, angajatorii și clienții dvs., absorbiți acest lucru și răspundeți într-un mod care abordează nevoile și preocupările dvs., este cea mai mare abilitate pe care o veți avea vreodată - și care va fi la fel de plină de satisfacții în viața dvs. privată.
Ce este comunicarea scrisă?
Scrierea este folosită mai mult astăzi decât în orice moment din istoria omenirii. De la actualizările Facebook și expedierile de e-mail la mesajele text și rapoartele de afaceri, cuvintele sunt peste tot. Comunicarea scrisă este orice foloseste cuvinte și limbaj imprimat sau scris pe ecran, pe perete sau pe tablă albă pentru a transmite un mesaj.
Modul în care utilizați cuvintele dvs. poate și ar trebui să varieze în funcție de platforma prin care vă exprimați. În afaceri, înseamnă să fii puțin mai formal. Pe paginile de afaceri Facebook, înseamnă să fii puțin mai formal. În e-mailuri, înseamnă să fii clar, dar concis. Legendarul scriitor de comunicare Marshall McLuhan a spus odată: "Mediul este mesajul", iar astăzi acest lucru este încă adevărat, dar mediul definește mesajele.
Demistificarea comunicării scrise
Fiecare scriitor profesionist este deseori spus de altcineva că sunt "atât de norocoși" că pot scrie bine, deoarece majoritatea oamenilor se plâng că se pierde ceva între creier la pagină.
Dar scrierea este ca orice talent sau talent: cu cât o faceți mai mult, cu atât mai bine obțineți. Nu o faceți și veți eșua de fiecare dată. Când începeți să scrieți mai mult, faceți-o mai încet și mai genial, și în curând veți deveni mai încrezători și cuvintele vor veni mai repede. Jurnal de zi cu zi pentru un depozit de creier, deoarece acest lucru vă ajută mintea să fie mai clare, care, la rândul său, ajută alte încercări de scriere.
Și întotdeauna, editați mereu. Diferența dintre cineva care crede că este greu de acceptat la scriere și scriitorul profesionist nu este doar o abilitate sau o practică sau un dar intangibil al talentului - este vorba și de editare. Cei mai mulți scriitori profesioniști nu se modifică o dată sau de două ori, editează de mai multe ori. Când editați, pretindeți că nu aveți o idee despre ce ați scris și citiți-o ca și cum ați fi citit-o prima oară. Citiți-o astfel încât să auziți vocea din cap și dacă vă împiedicați să citiți ceva, probabil că nu v-ați exprimat clar acest gând. Încearcă să rescrii propoziția, să o rearanjezi sau să găsești cuvinte mai specifice. Apoi editați din nou.
Care sunt elementele de scriere eficiente?
Alegerea cuvintelor, sintaxa, punctuația și stilul sunt toate elementele evidente ale scrisului eficient. Fără ei, restul nu este considerat credibil.
Dar tot ce nu contează dacă nu există o idee sau un obiectiv central în spatele scrisului. Care este comunicarea și ce trebuie înțeleasă? Sau, în limbajul de astăzi, care este tura?
Apoi, trebuie să fie bine organizată. Ideea trebuie să fie introdusă în curse largi în paragraful inițial și explicată sau expusă în paragrafele următoare. Să presupunem că persoana care o citește nu este atât de familiarizată cu subiectul și explică în mod clar, dar fără a fi patronează. Susțineți ideea cu dovezi sau exemple sau folosiți citate care susțin mesajul pe care îl transmiteți.
Încheiați, făcând referire la ideea pe care ați exprimat-o în deschidere, dar evitați folosirea unor clișeuri precum "în concluzie".
De exemplu, să presupunem că deschideți un e-mail de lucru cu ceva de genul: "În ultimul timp, a avut loc o discuție în jurul ideii de creare a unei documentații mai orientate spre client pentru a îmbunătăți comunicarea și a crește încrederea. Susțin această sugestie pentru că … "O concluzie extraordinară s-ar referi la această deschidere, cum ar fi:" În ultimă instanță, mai multă corespondență față de client poate părea o altă răspundere împovărătoare, dar cred că plata ar veni de la primirea în cele din urmă a mai puține întrebări albastru și să creeze un dialog mai bun și o mai mare încredere. Aștept cu nerăbdare să discutăm acest lucru în detaliu."
Cărți și aplicații de scriere utile
Este regretabil să te judecăm după lucruri precum punctuația, deoarece nu vine ușor pentru toată lumea, dar realitatea este că oamenii tind să fie mai respectați și mai de încredere atunci când se exprimă bine în scris.
Dacă vă simțiți frecvent la o pierdere de cuvinte, deoarece sunteți nesigur în ceea ce privește gramatica, sintaxa sau punctuația, sunteți departe de a fi singuri.
Astăzi, software-ul precum Microsoft Word are o editare de bază pentru gramatică și sintaxă, deci folosiți cele pentru primele versiuni. Dar există și noi jucători în bloc, cum ar fi aplicația Editor Hemingway, care de asemenea are un site desktop, unde puteți copia și insera scrisul dvs. pentru a vedea secțiuni clar evidențiate, indicând unde greșiți cu sugestii pentru îmbunătățirea acestuia. Chiar scriitori profesioniști folosesc această aplicație.
O serie de cărți sunt iubite de scrierea profesioniștilor, precum "Elementele stilului" lui William Strunk și "Despre scrierea _" a lui Stephen King.
Sfaturi de bază de scriere de afaceri
- Opreste-te si gandeste. Scriitorii cred că înainte de a scrie, și face ca diferența să fie clară. Aveți un plan înainte de a începe. Nu-l îngropați. Păstrați ideea principală față și centru. Începeți acolo, nu o lipiți de trei puncte.
- Păstrați-l ieftin și simplu. Opriți utilizarea cuvintelor de 5 dolari - obțineți valoarea banilor prin a vorbi pur și simplu. Spuneți "utilizați", nu "utilizați". Nu utilizați jargon, nu încercați să sunați inteligent, lăsați ideile tale fi inteligent. Limbajul de zi cu zi vă va exprima ideile mult mai bine și vă veți simți mai confortabil pe măsură ce scrieți - și va arăta când alții îl vor citi.
- Nu pierdeți cuvintele. Utilizați cât mai puține cuvinte posibil și ucizi fraze mai multe cuvinte. "Rezultatul final" trebuie doar să fie "rezultatul", și există atât de multe exemple. (Microsoft Word este grozav pentru a arăta aceste fraze de risipire a cuvintelor)
- Reduceți adjectivele și adverbele. Utilizați cuvinte specifice. O "mașină cu patru uși" este un sedan. Rularea rapidă este "sprintul". Utilizați un tezaur pentru a vă lărgi opțiunile.
- Scrie mai mult și citește mai mult pentru a fi mai bun. Citirea mai multor cărți va fi de ajutor în obținerea capului într-un spațiu mai bun pentru scriere. Scrierea zilnică, fie într-un jurnal, fie într-un post pe Facebook lung pentru afacerea dvs., vă va ajuta să deveniți mai încrezători în exprimarea dumneavoastră.
- Întotdeauna cunoști publicul. Cine scrieți poate și ar trebui să schimbe ceea ce spuneți și cum. Fiți atenți la cine vă citește.
- Nu trimiteți niciodată prima schiță. Chiar și scriitorii profesioniști se opresc să recite și să își redeschidă e-mailurile. Primul proiect nu este niciodată perfect.
- Editați, editați, editați, editați. Editarea vă va schimba viața.
