O carte generală este un dosar sau o carte în care o afacere înregistrează toate tranzacțiile sale financiare. La începutul fiecărui an fiscal, se începe o nouă carte generală cu un sold de deschidere. În cursul acelui an, contabilul sau contabilul vor introduce fiecare tranzacție, separată în conturile alocate. Acest lucru se face, de obicei, folosind codurile de cont atribuite de companie. Nu numai că un registru general ajută la o pistă de afaceri unde au dispărut banii, dar ajută și la estimarea a ceea ce va fi necesar în următorul an fiscal.
În prima celulă a foii de calcul sau în spațiul din stânga sus din registrul hard-copy, introduceți "Cod G / L". Aici se introduc codurile conturilor de registru general. Fiecare cod al contului este atribuit unui anumit departament sau categorie, cum ar fi consumabile de birou, servicii poștale sau juridice.
În a doua celulă a foii de calcul sau al celui de-al doilea spațiu din primul rând al cărții, introduceți "Data facturii". În această coloană, persoana responsabilă va introduce data la care a avut loc creditul sau debitul. Introduceți "Numărul facturii" în celula următoare.
În următoarele trei celule sau spații, introduceți "Solicitat prin", "Sumă de verificare" și "Plătit pentru". Persoana responsabilă cu întreținerea registrului general va intra pe cea care a solicitat un cec, pentru cât de mult și pentru cine a fost emis. În celula sau spațiul următor, introduceți "Scop" pentru a permite o descriere detaliată a cheltuielilor.
În celula finală sau în spațiul pentru cărți din primul rând, introduceți "Balanță". Introduceți soldul de început pentru anul fiscal în prima celulă din această coloană sub titlul.
Introduceți o formulă pentru a introduce automat soldul rămas în coloana "Bilanț", dacă utilizați un program de calcul tabelar, cum ar fi Microsoft Excel. Sintaxa pentru această formulă ar fi "= Ultimul Sold - Suma de cec." Dacă se folosește un registru pentru copii, echilibrul va trebui calculat manual.
sfaturi
-
Dacă afacerea folosește mai multe subconturi sub un cod G / L, cum ar fi codurile pentru consumabile de birou percepute departamentelor specifice, utilizați diferite tab-uri de foi de lucru sau pagini de registru pentru fiecare departament folosind balanța bugetului fiecărui departament.
