Fie că este vorba despre o întâlnire a angajaților, fie despre implicarea managerilor, a angajaților, a directorilor executivi și a investitorilor, cineva trebuie să fie acolo pentru a înregistra întâlnirea și a împărtăși informațiile cu alții care nu au fost acolo. Iar din moment ce amintirile pot fi scurte, procesul-verbal al întâlnirii servește și ca o reamintire celor prezenți despre problemele discutate, deciziile luate și acțiunile pe care oamenii ar trebui să le ia. Deoarece procesul-verbal este un ghid pentru viitoarele afaceri, este important să fiți organizați și să includeți informațiile corecte. Aceasta începe cu instrumente fiabile.
Alegeți instrumentele dvs.
Când vine vorba de alegerea instrumentelor, selectați cele care funcționează cel mai bine pentru dvs. și vă va permite să rămâneți la curent cu ceea ce se întâmplă la întâlnire și să luați note coerente. Pentru unii oameni, acesta este un laptop sau un computer tablet; pentru alții, este un notebook și un stilou. Având un dispozitiv de înregistrare, cum ar fi un înregistrator de voce sau un smartphone cu o aplicație de înregistrare, vă poate ajuta, de asemenea, să revizuiți întâlnirea mai târziu. Dacă utilizați un smartphone, o tabletă sau un computer, dezactivați toate sunetele, jocurile sau aplicațiile sociale, astfel încât să nu vă deranjați în timpul întâlnirii. Aceste instrumente vă pot ajuta să faceți note mai repede - dar ar trebui să aveți întotdeauna un notebook și câteva pixuri sau creioane pe mâna ca o copie de rezervă.
Utilizați un șablon
Dezvoltarea unui șablon vă poate ajuta să vă economisiți timp, deoarece nu veți avea nevoie să petreceți momente prețioase în timpul întâlnirii, scriind subiectele discutate. Programele de calculator, inclusiv Microsoft Office, oferă șabloane de întâlniri de afaceri pe care le puteți utiliza - sau puteți să vă dezvoltați propriul document gol folosind ordinea de zi primită înaintea întâlnirii. Aceste șabloane au în mod obișnuit secțiuni care includ "Participanți", "Elemente de acțiune", "Afacere nouă" și așa mai departe, dar verificați-vă cu angajatorul pentru a afla dacă sunt necesare alte elemente, cum ar fi numele acționarilor care participă, oaspeții și locația întâlnirii. În partea de sus a fiecărei secțiuni, creați o cutie mică cu cuvântul "Timp" în ea, astfel încât să puteți nota momentul în care a început secțiunea. Pe un computer, salvați șablonul în Word sau într-un alt format care poate fi modificat, lăsând câteva spații goale în fiecare secțiune. Dacă creați un șablon pentru a imprima și apoi completați manual, lăsați suficient spațiu în fiecare secțiune. Când scrieți în grabă note, adesea veți scrie mai multe și veți ocupa mai mult spațiu decât ați avea dacă aveți mai mult timp.
Ce să includă și ce să ieșiți
Scopul luării de minute în cadrul unei întâlniri nu este de a înregistra fiecare lucru pe care oamenii îl discută, ci, în schimb, să înregistreze lucrurile care au avut loc, sugerează "Regulile de ordine ale lui Robert", o carte scurtă care descrie cum să se ocupe de întâlnirile parlamentare. Această carte este adesea folosită de organizațiile nonprofit și de întreprinderi ca un ghid pentru desfășurarea întâlnirilor. În ceea ce privește notele de întâlnire, nu pierdeți timpul să scrieți fiecare argument făcut de cineva pentru sau împotriva unei anumite acțiuni de afaceri, de exemplu. Când cineva face o mișcare, de exemplu, scrie exact textul propunerii, cine a făcut-o, și rezultatele finale ale votului. Cu toate acestea, nu trebuie să scrieți comentariile tuturor pentru sau împotriva moțiunii. Când cineva face un raport, scrieți cine a făcut raportul, numele raportului, un scurt rezumat al raportului și acțiunile întreprinse. Și din moment ce luați "minute", scrieți, de asemenea, momentul în care a fost luată decizia, precum și momentul în care oamenii au început să discute articolul.
Dezvoltarea unui shorthand
Chiar dacă nu scrieți niciun lucru care sa întâmplat, uneori acțiunea din cadrul întâlnirii ar putea să meargă mai repede decât puteți ține pasul. Când se întâmplă acest lucru, folosiți propriul dvs. stenogramă. De exemplu, este posibil să utilizați abrevieri de cuvinte comerciale comune, cum ar fi "mgmt" pentru management sau "prod" pentru produs sau productivitate. Utilizați inițiale pentru persoanele implicate în întâlnire, cum ar fi "JS" pentru John Smith. Simboluri, cum ar fi un semn de întrebare, pot fi, de asemenea, stenograma pentru "întrebare". De exemplu, ați putea scrie "JS?" pentru a indica faptul că John Smith a pus o întrebare. Dezvoltați-vă propriul stenogramă și apoi traduceți-l în termeni pe care toată lumea le poate înțelege înainte de a publica notele de întâlnire.
