Dacă intenționați să începeți un call center, puteți să vă retrageți deoparte recomandarea veche, că locația este totul. Întrucât singurul dvs. contact cu clienții - sau majoritatea acestora oricum - nu vă va vizita niciodată în persoană, spațiul adecvat este mai important decât locul. Infrastructura și cerințele de stocare a datelor sunt, de asemenea, considerente vitale. În plus, deoarece mediul de lucru poate deveni destul de zgomotos, aspectul fizic ar trebui să fie nu numai confortabil pentru angajații dvs., ci și pentru a reduce zgomotul.
Cerințe de înregistrare în patru straturi
Response Design Corp. - care este specializată în designul call center - discută cerințele de spațiu în termeni de "picioare pătrate per scaun", recomandându-vă să permiteți 125 - 150 de metri pătrați pe scaun. "Acest număr de imagini pătrate se aplică tuturor nevoilor zonelor comune, nu doar celor cubice", notează Design Response. În ceea ce privește spațiul în cubicle, citează un call center unde fiecare reprezentant al serviciului de relații cu clienții a beneficiat de un spațiu de 33 de metri pătrați. Combinând aceste focuri, dacă intenționați să începeți cu 10 telefoane, ați avea nevoie de aproximativ 330 de metri pătrați de spațiu pentru cabine și încă 920 până la 1.170 de metri pătrați pentru o sală de ședințe, toalete și depozitare de date.
Determinați cerințele de infrastructură
Lucrați cu un consultant de telecomunicații pentru a determina nevoile de infrastructură. Cablajul intern, cerințele sistemului de telefonie și lățimea de bandă se numără printre cele mai importante considerații. De exemplu, decideți dacă liniile tradiționale de telefonie cu circuit optic standard sau Voice Over Internet Protocol sunt cea mai bună alegere. Dacă alegeți VoIP, verificați dacă un potențial site este deja configurat pentru servicii de rețea cu fibră optică și dacă puteți construi costurile pentru modificările necesare în plata de leasing sau dacă trebuie să plătiți aceste costuri în avans. Lățimea de bandă se referă la rata de transmitere a datelor, care determină, la rândul său, atât viteza, cât și eficiența conexiunilor dvs. la Internet.
Optimizați mediul de stocare a datelor
Pentru a asigura timp și siguranța sistemului, instalați echipamentele de date într-o cameră închisă dotată cu un sistem separat de climatizare și echipament de monitorizare a umidității. Avtech Software, Inc., o firmă specializată în controlul temperaturii din centrul de date și al mediului, recomandă o temperatură a camerei ambientale între 68 și 75 grade Fahrenheit și un nivel de umiditate relativ între 45 și 55 procente.
Achiziționați software și echipamente
În cartea sa "Comdex Call Center Training Kit Kit", autorul și antreprenorul Vikas Gupta recomandă ca toate noile centre de apel să înceapă cu cinci tehnologii de bază. Acestea includ o conexiune la Internet, un distribuitor automat de apeluri, un sistem de răspuns vocal interactiv, integrarea telefoniei pe calculator și instrumente de contact cu clienții. Dacă vă concentrați asupra apelurilor de ieșire, veți avea nevoie și de software de apelare predictivă. Fiecare agent va avea de asemenea nevoie de un calculator și de un set cu cască. Prețurile pentru software și echipamente variază considerabil, așa că comparați magazinul și obțineți cel puțin trei citate înainte de a lua o decizie de cumpărare.
Reduceți zgomotul
Sonerii, convorbirile în curs și echipamentul de operare contribuie la un mediu de lucru zgomotos. Acest lucru face planificarea podelei, aspectul și stația de lucru pentru a reduce zgomotul vital. Opțiunile pentru a realiza acest lucru includ staționarea posturilor de lucru în locul agenților de grup, adăugarea de panouri pentru bariera de sunete între stațiile de lucru, construirea a una sau două birouri private care să fie utilizate pentru întâlniri și apeluri care necesită imprimante și copiatoare pentru confidențialitate și locuințe, departe de stațiile de lucru. Plantele și mobilierul moale și umed pentru zgomot, cum ar fi jaluzelele, covoarele, pernele și scaunele căptușite, pot reduce zgomotul și mai mult.
