Politicile și procedurile sunt importante pentru o afacere deoarece, după cum explică Departamentul Sănătății și Familiei din Australia, ele definesc modul în care o afacere ar trebui să funcționeze și să identifice punctul moral, etic și juridic al afacerii. Îmbunătățirea politicilor și procedurilor poate astfel să consolideze productivitatea companiei și relațiile interne și externe. Aceasta, la rândul său, se poate traduce într-un venit mai bun și succesul general al afacerilor.
Identificați obiectivele afacerii. Totul în politicile și procedurile trebuie să reflecte aceste obiective.
Examinați politicile și procedurile actuale pentru a afla dacă acestea sunt actualizate și îndeplinesc obiectivele companiei.
Desfășurați întâlniri oficiale și informale ale angajaților, interviuri și sondaje pentru a obține informații cu privire la ceea ce angajații consideră că trebuie să se afle în politicile și procedurile. Este posibil ca managementul să aibă opinii diferite cu privire la ceea ce este important pentru politici și proceduri. Includerea opiniei angajaților elimină riscul de a avea politici și proceduri care nu răspund nevoilor angajaților.
Investigați legile aplicabile operațiunilor comerciale. Aceste legi se pot schimba în timp. Manualul actual de politici și proceduri ar trebui să reflecte versiunea curentă a legilor și să definească în mod clar modul în care aceste legi au un impact asupra protocoalelor.
Împărțiți politicile și procedurile în două secțiuni. Prima secțiune trebuie să contureze protocoalele care se aplică tuturor angajaților. A doua secțiune trebuie să fie subdivizată pe departamente și să detalieze regulamentele care se aplică fiecărei secțiuni a companiei. Acest lucru permite angajaților să găsească date foarte rapide referitoare la munca lor.
Alegeți un format pentru politicile și procedurile revizuite, care este concis și nu lasă cititorii să treacă peste manual.
Dezvoltați și detaliați conturul pentru fiecare secțiune. Întrebați-vă dacă descrierile serviciilor și locurile de muncă sunt clare și le revizuiți de către un comitet pentru a identifica zonele de ambiguitate.
Examinați politicile și procedurile pentru cele 7 secunde. Așa cum a subliniat Chris Anderson de la work.com, cele 7 Cs includ contextul (incluziunile sunt relevante), coerența (termeni utilizați în același mod pe tot parcursul), completitudinea (lipsa informației), controlul termenii arată cum să se respecte regulile, precum și sancțiunile), corectitudinea (fără greșeli, erori de ortografie sau gramatică) și claritate (fără ambiguități).
Au politicile și procedurile revizuite de experți din afara companiei. De exemplu, un avocat poate examina politicile și procedurile pentru a se asigura că acestea nu conțin lacune sau datorii legale.
sfaturi
-
Țineți cont de stilurile de învățare diferite atunci când construiți politicile și procedurile. Asigurați-vă că includeți grafice și reprezentări vizuale pentru a vă ajuta pe cei care învață mai grafic.
