Există politici și proceduri care să vă ajute să ghideze modul în care afacerea dvs. operează intern și extern. Revizuirea periodică a politicilor și procedurilor vă asigură că respectați întotdeauna cele mai bune practici. Evaluarea vă ajută să actualizați liniile directoare după cum este necesar pentru a reflecta schimbările din cadrul afacerii sau economiei dvs. și pentru a aborda domeniile de interes sau de interes din cadrul companiei.
Definiți politicile
Policii sunt protocoalele scrise ale companiei dvs. pentru modul în care gestionați diferite funcții de afaceri. De exemplu, este posibil să aveți politici interne pentru lucruri cum ar fi îmbrăcăminte la locul de muncă, prezență sau modul în care sunt solicitate zilele de vacanță. Este posibil să aveți și politici externe pentru probleme cum ar fi cumpărarea sau tratarea plângerilor clienților. Potrivit KCG Consulting Group, politicile au stabilit etapa în care se dezvoltă, se desfășoară și se evaluează procedurile și ar trebui să fie în concordanță cu obiectivele strategice ale unei organizații. Politicile sunt deseori desemnate de un proprietar, de conducere superioară, de un consiliu consultativ sau de un consiliu de administrație.
Politici de revizuire
Revizuiți periodic politicile pentru a vă asigura că acestea sunt complete, complete și ușor de înțeles. Utilizați feedback-ul clienților și al angajaților în acest proces. Potrivit KCG, o politică ar trebui să fie în scris, cu un set individual de directive pentru fiecare politică. Acest lucru facilitează înțelegerea, revizuirea și modificarea atunci când este necesar. De exemplu, dacă clienții se plâng în mod regulat că nu aveți o politică de returnare sau de rambursare stabilită sau dacă angajații spun că nu există un proces echitabil pentru modul în care oamenii utilizează zile personale, merită să adăugați problemele în agendă de revizuire a politicii. Atunci când o politică nu mai are sens sau nu mai este aplicabilă, este posibil să o actualizați sau să o eliminați.
Definiți procedurile
Procedurile sunt pașii sau procesele pe care afacerea dvs. le utilizează în activitățile de afaceri de zi cu zi. De exemplu, este posibil să aveți o procedură pentru modul în care faceți check in vizitatori, deschideți sau închideți afacerea pentru o zi sau curățați sau utilizați utilaje. Obținerea unor linii directoare de procedură vă ajută să vă asigurați funcționarea sigură și eficientă a afacerii, în special în zonele în care greșelile ar putea fi periculoase sau costisitoare. De exemplu, dacă nu aveți o procedură de blocare a ușilor de afaceri pe timp de noapte, puteți deschide compania pentru potențial furt sau vandalism. Potrivit KCG, procedurile ar trebui să includă informații referitoare la cine face ce, atunci când o fac, în ce ordine și pentru ce motiv.
Proceduri de examinare
Activitățile care au mai mulți pași sau pași care trebuie aplicați într-o anumită ordine ar trebui să aibă orientări procedurale. Dacă un element al afacerii dvs. prezintă experiențe frecvente, trebuie evaluată procedura pentru acea zonă. De exemplu, în cazul în care clienții se plâng în mod regulat de expedieri târzii, evaluați procedurile de preluare a comenzilor, îndeplinirea ambalajului și urmărirea transportului maritim. Acest lucru vă va ajuta să identificați zonele în care este necesară o clarificare sau o definiție mai mare. Examinați procedurile prin solicitarea personalului care nu este familiarizat cu procesul de citire a orientărilor existente și identificând zonele care nu au sens sau care sunt greu de înțeles.
