Îmbunătățirea politicilor și a procedurilor într-o setare a companiei poate fi un proces dificil. Indiferent dacă societatea este o fabrică de producție sau doar un birou mic, aceasta va beneficia în mare măsură de raționalizarea tuturor politicilor și procedurilor pe care le implică compania. Acest proiect este dificil pentru o persoană să se ocupe pe scară largă. Întrucât acest proces necesită studierea tuturor nivelurilor companiei, este posibil să dureze câțiva ani înainte ca sarcina să fie completată.
Cercetați toate politicile și procedurile care apar în cadrul companiei dvs. sau al companiei pentru care lucrați. Luați câteva zile pentru a observa fiecare departament al companiei și ce politici și proceduri fac în fiecare zi.
Luați notă de orice proceduri și politici care sunt redundante sau încetinesc productivitatea angajaților. Aflați cât timp este nevoie pentru a obține aprobarea pentru sarcini, împreună cu orice licențiere, notari sau permisiuni din partea instanțelor.
Evaluați fiecare politică și procedură pentru eficacitatea costurilor, eficiența și necesitatea.
Efectuați un nou plan de politici și proceduri care să elimine orice sarcini, aprobări sau documente care nu sunt necesare. De exemplu, angajații pot introduce datele într-o foaie de calcul și o pot trimite prin e-mail, în loc să tipărească o copie de hârtie.
Luați notă de orice procese duplicate care apar în companie, cum ar fi revizuirea unui proiect de mai multe persoane diferite. Eliminați cât mai mulți pași duplicați posibil. De exemplu, un proiect care este examinat de mai mulți oameni poate avea nevoie doar de o revizuire calificată.
Cereți angajaților, managerilor și chiar partenerilor externi care lucrează cu compania ce ar schimba cu privire la politicile și procedurile acestei companii. Acest lucru poate aduce o mulțime de politici defecte la lumină și de a ajuta o companie care toate nivelurile sunt mulțumiți cu.
Găsiți cea mai rapidă și mai simplă modalitate de a finaliza sarcinile, urmărind că mai mulți angajați îndeplinesc aceeași sarcină. Odată ce descoperiți modul ideal de a îndeplini acea sarcină, antrenați toți ceilalți angajați pentru a finaliza sarcina în acest mod.
Reparați și actualizați toate echipamentele, mașinile și computerele din companie. Acest lucru va reduce timpul neproductiv și va ajuta la accelerarea procesului final.
Inspectați toate manualele și documentele de instruire. Simplificați toate limbile și reduceți toate părțile inutile ale manualului pentru a oferi un standard clar și concis pentru îndeplinirea sarcinilor.
Adunați toate datele, apoi creați o propunere pentru eliminarea politicilor și procedurilor inutile. Prezentați datele proprietarilor companiei, astfel încât să poată determina ce modificări să fie implementate.
