O afacere are patru situații financiare majore: situația veniturilor, situația fluxurilor de numerar, bilanțul și situația capitalurilor proprii. Contul de profit și pierdere este denumit uneori o declarație de profit și pierdere și poate fi abreviat și în conversație la "P & L". În timp ce programele software de contabilitate pot simplifica crearea acestei declarații, puteți crea o declarație de profit și pierdere în Excel. Va trebui să înțelegeți definițiile veniturilor, cheltuielilor, câștigurilor și pierderilor. De asemenea, trebuie să specificați perioada de timp acoperită de declarație. În cele din urmă, va trebui să vă decideți care dintre cele două formate de utilizare care respectă principiile contabile general acceptate, fie declarația de venit într-un singur pas, fie una în mai multe etape.
Informații privind o declarație de profit și pierdere
Situația veniturilor sau a contului de profit și pierdere conține informații despre venituri, cheltuieli, câștiguri și pierderi într-o anumită perioadă de timp. Veniturile sau veniturile pot proveni din operațiuni sau din surse care nu au legătură directă cu activitățile principale ale întreprinderii. Câștigurile sunt surse neobișnuite și relativ imprevizibile de venit, cum ar fi primirea unei plăți de decontare dintr-un proces. Cheltuielile pot fi, de asemenea, cheltuieli de exploatare, cum ar fi utilitățile și salariile plătite, sau cheltuielile neoperative, cum ar fi dobânzile plătite pentru împrumuturi. Pierderile sunt cheltuieli neobișnuite și imprevizibile, cum ar fi de la dispunerea de active pe termen lung la o valoare mai mică decât valoarea lor.
Formatele declarațiilor privind veniturile
În general, principiile contabile acceptate (GAAP) cer unul din cele două formate pentru declarațiile de profit și pierderi care vor fi văzute de persoane din afara companiei. Managerii pot găsi mai multe formate mai utile în scopuri interne, dar trebuie să se asigure că aceste rapoarte nu sunt oferite utilizatorilor externi. Cele două formate compatibile cu GAAP sunt declarația de venit într-o singură etapă și declarația de venit în mai multe etape. Principala diferență în aceste două formate este modul în care acestea afișează costul bunurilor (sau al serviciilor) vândute și unde acestea plasează câștigurile și pierderile din declarație.
Crearea declarației de profit și pierdere în Excel
S-ar putea să fiți de ajutor să vedeți exemple de declarații de profit și pierdere înainte de a începe. Există anumite elemente care sunt esențiale pentru declarație, indiferent de specificul companiei. Veți avea o poziție cu trei rânduri centrate în partea de sus. Prima linie va fi numele firmei. Al doilea va fi titlul raportului: Profit și pierdere. În a treia linie, trebuie să specificați perioada de timp acoperită de instrucțiune. Unele exemple ar putea fi:
- Pentru trimestrul încheiat la 31 martie 2018
- Pentru luna încheiată la 30 septembrie 2018
- Pentru anul încheiat la 31 decembrie 2018
Lăsați cel puțin un rând gol după titlu pentru claritate. Următorii pași vor varia în funcție de utilizarea unui singur pas sau a unui pas în mai multe etape, dar unele elemente sunt partajate. Veți începe în prima coloană și, ori de câte ori informațiile trebuie să fie indentate pentru a le distinge, veți trece la următoarea coloană. Veți edita lățimea coloanelor acelei prime coloane, astfel încât informațiile din a doua coloană să se alinieze după primele câteva caractere ale informațiilor de mai sus, precum în imaginea de mai jos.
În ambele formate, veți lista mai întâi veniturile, urmate de cheltuieli, cu un total venit net declarat în partea de jos. După ce ați introdus toate titlurile de cont, veți trece peste una sau două coloane pentru a lăsa un spațiu înainte de a intra în valorile dolarului. Setați această coloană să fie afișată ca monedă.
Declarația privind venitul într-un singur pas
Situația veniturilor și cheltuielilor într-o singură etapă utilizează o formulă de bază: venitul net este egal cu veniturile și câștigurile minus cheltuieli și pierderi. Veți scrie "Venituri și câștiguri" pe prima linie, apoi linia următoarelor linii în care listați diferitele conturi de venituri și câștiguri pentru afacerea dvs. Următoarea linie va fi indentată încă o dată și va spune "venituri totale și câștiguri". După un rând gol, tastați "Cheltuieli & pierderi" și apoi indentați liniile următoare în care listați conturile de cheltuieli și pierderi. Veți renunța din nou la "cheltuieli și pierderi totale". Linia finală este venitul și cheltuielile.
Declarația privind veniturile în mai multe etape
Diferența semnificativă în declarația în mai multe etape, comparativ cu o singură etapă, este aceea că separăm operațiunile de elementele care nu funcționează. Declarația dvs. va începe cu vânzările, costul bunurilor vândute și profitul brut. Veți urma acest lucru cu cheltuielile de funcționare, scăzându-le să găsească subtotal intitulat "venituri din exploatare". Veți lista apoi veniturile, câștigurile, cheltuielile și pierderile neoperatorii, în ordinea respectivă, și apoi totalul elementelor care nu funcționează. Adăugarea operațiunilor și a celor care nu funcționează împreună vă oferă venitul net.
