Scrierea unei scrisori oficiale către un consiliu de administrație poate fi un proces intimidant. Aceasta este sansa ta de a-ti intelege gandurile de cei responsabili, deci este important sa urmezi procesul formal. Dar nu are sens să obțineți corectarea formatării dacă conținutul lipsește sau scrisoarea are erori gramaticale.
Înainte de a începe scrisoarea către un consiliu
În conformitate cu consiliul de administrație, știți ce doriți să spuneți. Care este motivația ta? Ce vrei să faci? O scrisoare de plângere are nevoie de un tact complet diferit, de exemplu, de o scrisoare care caută finanțarea unui proiect.
Luați-vă timp să faceți niște note. Jot jos ce să spun și de ce contează pentru tine. Acesta din urmă nu poate să o facă în scrisoare, dar ar putea să vă ajute să vă păstrați atenția și ordonată. Există vreo documentație la care trebuie să te referi, dovezi sau statistici pe care vrei să le trimiți? Lăsați-i gata și notați de ce sunt relevanți.
Elaborarea scrisorii
Mai întâi, organizați notele. Care este cel mai important punct în legătură cu motivul pentru care scrieți? Ce elemente susțin acest punct? Pune-i în ordine. Aceasta este în esență conturul tău, deci acum ești bine să pleci.
Mulți oameni se luptă cu începerea unei scrisori, gândindu-se că trebuie să fie drăguți de inițierea, dar claritatea este mai importantă. Spuneți tot ce trebuie să spuneți, apoi îmbunătățiți-l și strângeți-l când editați. Pentru a începe, adresați-l "Stimate președinte Smith și membrii consiliului" și apoi deschideți-l cu "Scris la …", apoi citați motivul dvs. de bază pentru scriere.
Urmați deschiderea dvs. cu punctul principal de sprijin și scrieți câteva paragrafe concise care includ toate problemele pe care le-ați observat mai devreme.
Amintiți-vă, acest lucru este de afaceri și acești oameni au mult pe placa lor. Nu fiți înfloriți, nuțiți, nu vă lăsați răniți. Obțineți punctul de vedere, fiti politicoși și semnați respectuos.
Importanța editării
În realitate, scrierea unui consiliu de conducere nu este mult diferită de a scrie o scrisoare oficială de afaceri, cu excepția faptului că este vorba de un grup de oameni și poate că va avea mai multe călăreți în funcție de motivul pentru care scrieți.
Cei mai mulți oameni suprasolicită despre scriere, când cea mai importantă parte, într-adevăr, este editarea. Luați întotdeauna o pauză după ce scrieți ceva, astfel încât capul se curăță și vă întoarceți cu ochi proaspeți.
Luați cel puțin trei treceri de editare. Căutați greșeli de gramatică, cuvinte nefolositoare și un ton extrem de casual. Oamenii adesea greșesc să fie concisă cu faptul că sunt nepoliticoși, dar scrierea concisă este puternică și la limită, ambele calități care joacă bine în corespondența de afaceri.
Totuși, să fii respectuos și oarecum deferențial, dar nu mișca și nu pune nimic prea mult.
Cunoaște-ți scopul
După cum sa menționat, este important să știți de ce scrieți. Este posibil ca cele trei cele mai obișnuite scrisori pe care trebuie să le scrii sunt de a cere ceva, de a demisiona sau de a accepta o oportunitate.
demisionând: La demisia de la o companie, la un proiect sau chiar la consiliul în sine, declarați că sunteți recunoscător că ați avut ocazia. Explicați, de preferință o propoziție, de ce renunțați - din motive personale, pentru a explora o nouă oportunitate, pentru că vă doresc o schimbare - fără a împărtăși detalii. Păstrați-l scurt și profesional. Dacă puteți, vă oferim să fie disponibile dacă este necesar în viitor.
Acceptarea: Acesta poate fi un singur paragraf urmat de o declarație de recunoștință. Spuneți că sunteți mândru să acceptați această ocazie, așteaptă cu nerăbdare să contribuiți și sunteți recunoscător pentru credința consiliului. Nu vă concentrați pe proiecte sau intenții; pentru asta sunt contractele.
solicitant: Imediat, spuneți ce cereți. Explică de ce. Dacă aveți dovezi justificative pentru motivul pentru care cererea este validă, documentați-o pe scurt. Evitați promisiunile de performanță sau rezultate, deoarece acestea ar trebui menționate doar într-un contract sau într-un program de proiecte, în care aveți abilități de negociere. Mulțumim-le pentru considerație și oferta lor de a fi disponibile în cazul în care au întrebări sau necesită clarificări.
