Dezvoltarea unui buget de departament necesită o înțelegere aprofundată a procesului și a departamentului în cauză. Luați în considerare un buget departamental ca plan de cheltuieli pentru anul fiscal următor. La pregătirea documentației preliminare, factorul variabilelor legate de venituri și cheltuieli, permițând o pernă în cazul în care cifrele de venituri estimate nu reușesc să se materializeze. Un sunet, un buget funcțional este doar la fel de bun ca și cifrele introduse de arhitecții produsului final.
Stabiliți obiective rezonabile pentru anul fiscal următor. Cifrele preliminare ar trebui să includă așteptări pentru viitorul imediat al departamentului. În timp ce aceste calcule inițiale tind să se controleze pe partea optimistă, face un efort să rămână realist cu numărul estimat. Amintiți-vă că bugetele sunt o lucrare în desfășurare, care necesită ajustări pe tot parcursul anului, deci este mai bine să prezinți așteptări sensibile pe termen lung.
Căutați intrare. Consultați cu ceilalți membri ai departamentului, în special cei care sunt cei mai familiarizați cu funcționarea zilnică a biroului, înainte de a vă angaja la orice personal permanent. Asigurați angajaților un factor esențial al progresului bugetar. La urma urmei, ele sunt pe prima linie în orice mediu de afaceri și, în general, au o perspectivă excepțională cu privire la ceea ce face și nu funcționează.
Analizați fluxul. Așteptarea realistă a veniturilor necesită o analiză a bugetelor anterioare. Înainte de introducerea numerelor preliminare, comparați cifrele de la lună la lună, trimestru și trimestru din anul precedent. Dacă a existat o circumstanță excepțională legată de numerele de anul trecut, întoarceți-vă doi ani. Căutați tendințe care influențează veniturile. Luați în considerare cheltuielile de vacanță în cazul în care afacerea are un caracter comercial în natură. Uită-te la primul trimestru al anului precedent dacă firma se ocupă de declarațiile de impozit pe venit. Indiferent de aria de expertiză a afacerii, luați în considerare factori specifici întreprinderii care pompează sau devastază fluxul de numerar de intrare. Asamblarea acestor informații face ca fluxul de numerar al bugetului să fie un proces mult mai simplu.
Analizați ieșirea. Costurile neașteptate pot submina orice buget. Pentru a menține la minimum întreruperi ale bugetului, analizați cu atenție bugetele anterioare pentru a determina tendințele. Luați în considerare personalul. Se retrage cineva? Sunt disponibilizări o posibilitate? Dacă se prevede angajarea, ce se întâmplă cu instruirea și alte costuri asociate unui nou angajat? Luați în calcul vârsta echipamentului atunci când calculați cheltuielile. Întrebați dacă calculatoarele sau imprimantele sau copiatoarele au nevoie de upgrade în perioada bugetară viitoare. Dacă da, obțineți estimări ferme privind costurile de înlocuire înainte de a trimite produsul final pentru examinare. În cazul în care inventarul de stocare face parte din bugetul departamentului, luați în considerare nu numai costul stocului, ci și costul pe pătrat pătrat pentru găzduirea acestuia și personalul și echipamentul necesar pentru gestionarea produsului. Pe scurt, analizați fiecare detaliu pentru a face produsul final unul care funcționează pentru întregul an.
Pregătiți bugetul. Ca ultim pas în pregătirea bugetului final, consultați managerii altor departamente. Contribuția lor ar putea avea consecințe asupra bugetului pentru departamentul dvs. Privind în perspectivă este obiectivul principal al oricărui buget. Pregătirea bugetului departamentului devine o sarcină simplă dacă se dau în prealabil pregătirile necesare pentru finalizarea acestuia. De asemenea, rețineți că un buget este un document maleabil, unul care este în concordanță cu obiectivele companiei și ușor de ajustat dacă apare necesitatea.
