Departamentul de achiziții în majoritatea organizațiilor este esențial deoarece reprezintă un procent mare din totalul cheltuielilor pentru întreaga organizație și pentru că menține organizația furnizată cu bunurile și serviciile de care are nevoie pentru a funcționa. Costul ineficiențelor și / sau proceselor defectuoase poate fi foarte ridicat, deoarece acestea vor avea impact asupra întregii organizații. De asemenea, funcția de cumpărare poate fi deosebit de vulnerabilă la fraudă, deoarece implică plăți în numerar. Analizele operaționale ale departamentului de achiziții pot contribui la eliminarea deșeurilor, ineficienței și fraudei, adăugând astfel valoare liniei de bază a organizației.
Adoptați o abordare de evaluare a riscurilor pentru funcțiile departamentului de achiziții, în loc să încercați să verificați anual toate funcțiile. Identificați funcțiile departamentului de achiziții și evaluați riscurile asociate fiecăruia. Utilizarea unei evaluări a riscurilor este esențială deoarece pune resursele de audit intern limitate în zonele în care acestea sunt cele mai necesare.
Evaluați structura de control intern a departamentului de achiziții. Utilizați cadrul integrat COSO pentru evaluare. Acest model va contribui la punerea în aplicare a controalelor și va contribui la corelarea controalelor specifice cu anumite activități de afaceri.
Efectuați teste ale acelor controale legate de activitățile de afaceri cu risc ridicat în cadrul auditului.Obțineți sau pregătiți hărțile de proces ale controalelor care sunt testate și efectuați o trecere în revistă a fiecăruia dintre aceste controale pentru a verifica modul în care acestea funcționează. Selectați un eșantion de date pentru activitățile de afaceri care fac obiectul auditului și testați conformitatea cu controalele conexe.
Analizați rezultatele testelor de control pentru a identifica eventualele deficiențe sau deficiențe de control. Conducerea ar trebui să fie informată cu privire la aceste situații, astfel încât măsurile corective să poată fi luate cât mai curând posibil.
Efectuați teste de substanță asupra datelor detaliate pentru activitățile de afaceri aflate sub control. Aceste teste trebuie să includă proceduri analitice, precum și documentația sursă de testare. Deoarece departamentele de achiziții care inițiază plăți în numerar sunt o preocupare majoră, auditorii ar trebui să caute indicatori de fraudă și / sau anomalii ale datelor ca parte a procedurilor analitice.
Desfășurați o conferință de ieșire cu managerii departamentului de achiziții. Furnizați o listă de constatări și probleme care trebuie rezolvate și recomandări privind rezolvarea acestora. Dacă se constată existența unei fraude, aceasta trebuie raportată conducerii superioare în afara departamentului de achiziții. Furnizați managerilor departamentului de achiziții posibilitatea de a prezenta informații și / sau dovezi suplimentare care ar putea schimba rezultatele auditului și să furnizeze un plan de acțiuni corective pentru rezolvarea problemelor de audit și a problemelor rămase.
Scrieți raportul de audit la nivelul corespunzător al conducerii și / sau al consiliului de administrație. Includeți planul de acțiuni corective de la managerii departamentului de achiziții în raport.
