Un audit este o procedură formală, un ofițer de audit realizându-se pentru a vedea cum o companie funcționează și cum se poate îmbunătăți. Există diferite tipuri de audit, cum ar fi performanța și finanțele, dar toate au aceleași proceduri de bază. Procedura este de obicei împărțită în patru secțiuni majore, inclusiv planificarea inițială, activitatea pe teren, raportarea și urmărirea cu închidere.
Compuneți și trimiteți o scrisoare de notificare preliminară clientului sau departamentului auditat. Detaliile în care va avea loc auditul, cât timp vă așteptați să luați, atribuția ofițerului de audit în cazul în care ofițerul nu este tu și o listă de verificare a tipului de date pe care îl veți căuta și care va avea nevoie în timpul auditului.
Programați o întâlnire cu administratorii companiei sau departamentului. Stabiliți obiectivele și sfera auditului cu managerii și aflați ce resurse sunt disponibile. Obțineți informații detaliate despre procesele companiei sau ale departamentelor. Permite managerilor să-și exprime orice preocupare cu privire la audit sau să pună întrebări.
Desfășurați un studiu de bază al companiei sau departamentului. Scopul sondajului este de a suplimenta ceea ce ați învățat în cadrul întâlnirii managerului și de a vă ajuta să înțelegeți mai bine obiectivele, operațiunile și mecanismele de control actuale ale companiei, cum ar fi procedurile de autorizare.O varietate de date, cum ar fi manualul companiei și declarațiile muncitorilor, pot fi utile în această etapă.
Formați un plan de lucru pe teren bazat pe informațiile obținute prin întâlnire și sondaj. Planul de teren descrie modul în care obțineți restul datelor pe care le veți utiliza. Acesta poate varia în funcție de elemente precum puterea controalelor companiei.
Discutați cu membrii personalului pentru a colecta documente - acestea variază în funcție de tipul de audit specific pe care îl desfășurați - și obțineți percepția lor despre ceea ce se întâmplă în cadrul companiei. Întrebați ce crede compania o face bine și ce ar putea fi îmbunătățit și de ce.
Examinați documentele colectate de la membrii personalului. Verificați erori de intrare sau informații conflictuale. Întoarceți-vă cu membrii personalului pentru a vedea dacă au o explicație adecvată a erorilor sau a conflictelor.
Verificați dacă documentația și procedurile sunt în conformitate cu politica companiei și alte reglementări locale, de stat sau federale.
Testați controalele pe care compania sau departamentul le are. Testarea înseamnă că te uiți la documentația pentru tranzacții specifice - de obicei, undeva în vecinătatea a 24-36 - mai îndeaproape. Cu cât mai multe erori sau discrepanțe găsiți în documentație și interviuri, cu atât este mai important acest lucru. Dacă documentația indică inițial că controalele funcționează bine, este posibil să nu aveți nevoie să faceți prea multe în acest pas. Auditurile care nu testează controalele se consideră că urmează o abordare de fond.
Formați câteva opinii inițiale despre companie sau departament și despre cum funcționează sau se poate îmbunătăți. Furnizați feedback managerilor companiei sau departamentelor și solicitați-i un răspuns scris în urma recomandărilor și constatărilor inițiale. Răspunsul ar trebui să explice modul în care managerii intenționează să remedieze problemele pe care le-ați izolat.
Creați un proiect brut al raportului dvs. de audit. Raportul trebuie să includă informații de fond și să prezinte sfera auditului. De asemenea, trebuie să arătați ce ați găsit și ce recomandări s-au bazat pe aceste constatări, precum și copii sau exerciții din răspunsurile managerilor.
Întâlniți-vă încă o dată cu managerii și discutați raportul dur. Furnizați-le copii și răspundeți la orice întrebări pe care le pot avea managerii. Scopul acestei întâlniri este să vă asigurați că managerii înțeleg tot ce ați făcut și ce trebuie să faceți pentru a vă îmbunătăți.
Optimizați și editați raportul pentru a crea o schiță finală. Proiectul final ar trebui să includă rezultatele reuniunii de revizuire a auditului. Distribuiți proiectul final managerilor.
Urmăriți departamentul sau compania în termen de șase până la 12 luni pentru a afla dacă societatea sau departamentul au făcut modificări pentru a remedia problemele identificate în timpul auditului.
Scrieți o scrisoare formală managerilor indicând ceea ce ați învățat în timpul urmăririi și orice altă lucrare suplimentară care va fi necesară. Dacă compania sau departamentul a îndeplinit așteptările, indicați acest lucru în scrisoare și precizați că ați îndeplinit obiectivele de audit pe care le închideți.
sfaturi
-
Fiți pregătiți pentru o anumită tensiune în timpul procesului de audit. Oamenii sunt adesea nervoși în ceea ce privește erorile pe care le puteți găsi, chiar dacă erorile sunt nevinovate, deoarece prea multe greșeli pot însemna că locurile lor de muncă sunt pe linie. Asigurați-le că este treaba voastră pur și simplu să investigați, să nu acordați recompense sau pedepse. Explicați întotdeauna motivul exact pentru care solicitați date specifice, astfel încât lucrătorii să înțeleagă rațiunea dvs.
