Un răspuns eficient la o scrisoare care solicită informații oferă clientului informațiile solicitate imediat, evitând formularea sau umplutura inutilă. Răspunsul la cererile clienților de informații în timp util mărește credibilitatea afacerii dvs.
Deschidere
Introduceți numele și informațiile de contact ale clientului în colțul din stânga sus al literei, în format standard de scriere a literelor. De exemplu:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Sub adresa clientului, introduceți data în care redactați scrisoarea.
Folosiți primul nume al clientului pentru a personaliza litera mai degrabă decât genericul "Stimate client". Prima linie după salutare trebuie să-i lase să știe că scrisoarea este într-adevăr un răspuns la cererea sa de informații: "Dragă John, ca răspuns la cererea dvs. de informare …"
Scrisoarea corpului
Aveți scrisoarea clientului în fața dvs. în timp ce schimbați răspunsul dvs. Citiți din nou scrisoarea pentru a vă asigura că înțelegeți în mod clar informațiile pe care le solicită. Dacă clientul dorește mai mult de o singură informație, evidențiați diferitele elemente pentru a vă asigura că nu lăsați nici o informație. Apoi, în corpul literei, adresați fiecare element în formatul listei. Dacă este cazul, utilizați elementele de formatare a listei cu bullet sau numerotate furnizate în programul software.
Închidere
Invitați clientul să ia măsuri pe baza informațiilor pe care le-ați furnizat și re-angajați cu afacerea dvs., sfătuiește Cynthia Perun în Antreprenor. Dacă puteți ajuta clientul să comande online o comandă online de la sediul dvs. de afaceri, de exemplu, invitați-l să vină la magazin pentru a face acest lucru. Includeți numărul de telefon al companiei, adresa de e-mail și adresa site-ului. Este bine să repetați aceste informații în închiderea scrisorii - și să invitați clientul să vă contacteze dacă are nevoie de informații ulterioare.
sfaturi
-
Typos și erori gramaticale reflectați slab pe afacerea dvs.. Înainte de a trimite orice corespondență către clienți, inclusiv răspunsurile la cererile de informații, asistentul administrativ sau un coleg de muncă trebuie să-și corecteze scrisorile cel puțin de două ori.
