Puține situații sunt mai inconfortabile decât a spune unui angajat sau unui client: "Nu." Oamenii de afaceri simt de multe ori că refuzul de a se conforma cererilor creează sentimente proaste cu privire la ele și la afaceri, ceea ce ar putea afecta vânzările viitoare. Chiar mai rău, atunci când un client sau un angajat apelează la o decizie, s-ar putea să nu fiți nevoiți să spuneți nici o dată, dar de două ori. În acest moment, scriitorul este îngrijorat de tonul corect de utilizat și de câtă informație trebuie dezvăluită, ca nu cumva corespondența să genereze anchete suplimentare sau chiar acțiuni în justiție.
Obțineți o foaie de antet a companiei pentru a utiliza răspunsul dvs. Răspunsul la un recurs reprezintă ultimul cuvânt pe această temă și folosirea unui antet oficial contribuie la transmiterea impresiei de autoritate.
Tastați data, săriți un spațiu și introduceți numele și adresa completă ale destinatarului.
Săriți un alt spațiu, tastați "Stimate Domn / Ms. (nume de inserție)" urmat de un colon. Dacă simțiți că este nevoie de fermitate specială, omiteți "draga" și introduceți pur și simplu numele destinatarului. Treci mai departe.
În primul paragraf, spuneți imediat beneficiarului dacă se acordă recursul său și explicați pe scurt de ce a primit cererea.
Dacă nu acordați recursul, mulțumiți destinatarului pentru interesul pe care îl aveți pentru afacerea dvs. sau pentru munca depusă și, la sfârșitul paragrafului, spuneți-i vestea proastă. Poziționarea vestea proastă la sfârșitul paragrafului vă oferă posibilitatea de a atenua mai întâi lovitura, ceea ce vă ajută să păstrați bunăvoința destinatarului. Explicați rațiunea pentru respingerea cererii pe scurt; evitați să oferiți atât de multe detalii încât destinatarul să poată examina politica și să vă ghicească al doilea.
Furnizați orice informații suplimentare de urmărire în al doilea paragraf. Dacă ați respins apelul, anunțați-i că decizia dvs. este definitivă și că problema este închisă.
Tastați "Salutări" sau "Cu stimă" și săriți trei spații de linii. Imprimați litera și semnele de mai sus cu numele dvs. în cerneală albastră sau neagră. Păstrați o copie a scrisorii pentru înregistrările dvs.
Trimiteți scrisoarea prin poștă certificată pentru a păstra o înregistrare a răspunsului dumneavoastră și dovada că destinatarul a primit scrisoarea. Această înregistrare poate fi importantă dacă problema se adresează instanței.
