Astăzi, multe companii și agențiile de stat au înlocuit contul de cheltuieli cu planurile de rambursare. Acest plan de rambursare împiedică angajații să utilizeze conturile de cheltuieli corporale sau de stat din alte motive decât cheltuielile aprobate. Cu toate acestea, este dificil să urmăriți elementele de pe chitanțe; uneori cheltuielile personale devin amestecate cu cheltuielile de afaceri și sunteți responsabil pentru raportarea problemei și acceptând doar rambursarea pe care o datorați pentru afaceri oficiale. Când se întâmplă acest lucru, vi se va cere să scrieți o scrisoare pentru a explica încasările și pentru a clarifica ce cheltuieli trebuie rambursate.
Începeți scrierea literei introducând data. Săriți o linie și introduceți numele și titlul persoanei de contact, numele companiei și adresa firmei pe linii separate. Treceți peste un alt spațiu de linie și introduceți "Stimate Doamnă / Doamnă (Nume)" urmată de un colon.
Identificați-vă și explicați imediat scopul scrisorii dvs. De exemplu, "Numele meu este Jill Harrison de la Departamentul de Contabilitate și scriu pentru a-mi explica încasările din recenta mea vizită de afaceri la Akron pentru a clarifica ce elemente ar trebui rambursate și care sunt cheltuielile mele personale care nu necesită rambursare."
Detaliați cheltuielile care ar trebui rambursate într-o listă numerotată și consultați chitanța corespunzătoare și data primirii pentru a asista persoana care procesează rambursarea. În cazul în care organizația dvs. funcționează pe bază de zi cu zi, cărora le-ați alocat doar o anumită sumă de dolar pentru alimente, cazare sau alte obiecte pe zi, descompuneți cheltuielile pe zi, astfel încât procesatorul să poată vedea dacă ați rămas sub diurnă.
Afișați cheltuielile care apar pe facturile care reprezintă cheltuielile dvs. personale. Nu este nevoie să explicați ce înseamnă asta, ci doar spuneți-vă că este o sarcină personală. Dați totodată și aceste cheltuieli. De asemenea, afacerea sau organizația dvs. vă poate solicita să eliminați din tariful de rambursare taxele de impozitare aferente acestor articole personale.
Furnizați totalurile la sfârșitul a ceea ce ar trebui să vi se ramburseze, împreună cu totalul pentru care refuzați rambursarea. Aceste două cifre ar trebui să adauge până la valoarea totală a dolarului din încasări. Dați suma dolarului pe care solicitați rambursarea și suma dolarului pe care refuzați rambursarea pentru; deseori, organizațiile solicită să puneți aceste declarații în limbaj clar din motive legale.
Vă mulțumim procesorului pentru timpul său și ne cerem scuze pentru inconvenientele de a fi nevoite să sortați prin chitanțe. Furnizați numărul de telefon de serviciu și adresa de e-mail în cazul în care acesta are întrebări legate de taxele de pe chitanțe.
Închideți litera introducând "Cu stimă" și ignorați spațiile cu trei linii. Introduceți numele complet și titlul. Imprimați litera de pe antetul companiei și semnați numele de deasupra numelui tastat. Faceți o copie a scrisorii și a chitanțelor și păstrați-le pentru înregistrările dvs. Trimiteți scrisoarea persoanei de contact care va procesa rambursarea.
