Organizațiile nu pot accepta toate propunerile pe care le primesc și, prin urmare, trebuie să scrie scrisori pentru a informa companiile că refuză propunerile lor. Acest lucru este adesea gestionat prin e-mail. Compania refuză propunerile creează o scrisoare și trimite prin e-mail către firmele corespunzătoare. De fiecare dată când o companie scrie o scrisoare de refuz, trebuie să ia în considerare mai multe puncte cheie, inclusiv păstrarea scrisorilor diplomatice, sincere și scurte.
Utilizați o linie subiect. Când scrieți un e-mail, există o opțiune de completare a unui subiect pe linia de subiect. Când scrieți o scrisoare de refuz de propunere, utilizați linia de subiect pentru a informa persoana cu privire la ce e-mail este în ceea ce privește. Nu trebuie să conțină cuvintele "Refuzul propunerii", dar poate spune ceva de genul "În răspuns la propunerea dvs.".
Păstrați simplu formatarea. Nu utilizați tipuri speciale de fonturi sau orice tip de formatare specială. Utilizați formatul standard pe care majoritatea e-mailurilor îl au și păstrați cuvintele în relief cu marginea din stânga.
Adresați-vă e-mailului. Începeți trimiterea e-mailului adresându-l persoanei de contact care a scris propunerea inițială. Dacă nu există o persoană de contact specifică menționată pe propunere, adresați-o departamentului de resurse umane al companiei.
Menționați scopul e-mailului. Fii clar, direct și diplomatic atunci când începi scrisoarea. Informați cititorul că scrieți această scrisoare pentru a-l informați cu regret că firma dvs. refuză propunerea prezentată de el sau de compania sa. Asigurați-vă că includeți numele companiei și scopul propunerii inițiale.
Includeți un motiv. O scrisoare de refuz ar trebui să fie sinceră și sinceră. Din această cauză, majoritatea întreprinderilor includ un motiv care explică motivul pentru care refuză propunerea. Motivele diferă pentru refuzul propunerii, dar sunt în mod obișnuit legate de costuri.
Oferiți cititorului dorințe pozitive.Informați cititorul că vă dorește bine și pe viitor afacerile sale și invitați-l să prezinte propuneri pentru proiecte viitoare pe care compania dvs. le-ar putea avea.
Semnează scrisoarea. La sfârșitul e-mailului, semnează litera "Sincerely", urmată de numele și titlul.
sfaturi
-
Întotdeauna asigurați-vă că ați corectat scrisori de afaceri înainte de a le trimite. Nu spuneți lucruri negative despre companie, încercați să păstrați scrisoarea pozitivă.
