Apelanții pot lăsa mesaje de pe mesageria dvs. vocală din mai multe motive. Unele dintre mesaje pot fi memento prietenos pentru informații importante de afaceri și contacte. Lucrurile pe care le spui în mesajul tău de poștă vocală, fie că e vorba de o mesagerie vocală personală sau de o mesagerie vocală de afaceri, va juca un rol important în ce fel de informații primiți înapoi de la apelanți. Există câteva informații de bază pe care trebuie să le includeți întotdeauna pe mesageria vocală.
Mesaj de ieșire
Primul lucru pe care ar trebui să-l faceți în a lăsa un mesaj de ieșire este să vă identificați numele, organizația și numărul de telefon. Cel de-al doilea lucru pe care ar trebui să-l faceți este să vă adresați disponibilității. De exemplu, poate doriți să vă spuneți că nu sunteți disponibil și să oferiți ora și ziua în care vă veți întoarce. În cele din urmă, detaliați tipul de informații pe care doriți să-l returnați pe mesageria vocală, cum ar fi numele, compania, numărul și, eventual, un mesaj. O voce tipică de ieșire vocală ar putea suna astfel: "Eu sunt Bob Smith cu Sampson, Inc. la 555-555-5555. Nu voi fi disponibil până la ora 4, dar vă rugăm să lăsați numele, compania și numărul dvs. și voi returna telefonul dvs. cu promptitudine. Vă mulțumim. "Amintiți-vă să fiți scurți și să dați instrucțiuni clare și concise apelantului.
Evitați problemele
Apelanții pot numi uneori numere greșite. Dacă nu vă precizați numele, organizația și numărul de telefon din mesajul dvs. de ieșire, puteți primi adesea mesaje care nu vă sunt destinate. Afirmând aceste informații, asigurați-vă că apelantul știe că a ajuns la persoana potrivită sau a apelat numărul corect. Puteți sau nu doriți să încurajați apelantul să lase un mesaj. Dacă nu îi încurajați să lase un mesaj, vă va fi dificil să judecați importanța apelului telefonic. Dacă primiți numeroase mesaje de poștă vocală, acele mesaje sunt importante pentru a determina ce apeluri telefonice să se întoarcă rapid și cum să vă pregătiți pentru apelul de întoarcere. Dacă încurajați mesajele, trebuie să cereți apelantului să fie scurt sau să rezume mesajul. Mesajele vocale cu explicații lungi ale mesajelor pot deveni greoaie sau nu pot fi necesare, pierzându-vă astfel timpul.
Adăugați e-mail, Social Media
Deoarece atât de multe informații sunt distribuite prin intermediul rețelelor sociale, ar trebui probabil să vă gândiți să adăugați informații de contact online la mesajul dvs. de ieșire. Provocarea la părăsirea contactelor cu mass-media socială îi face pe apelant să înțeleagă de unde să-l lase. Este posibil să vi se solicite să vă precizați numele și să nu presupuneți că apelantul știe. Dacă doriți ca un apelant să lase un mesaj la adresa dvs. de e-mail, poate doriți să spuneți: "Puteți să-mi lăsați o adresă de e-mail la Bob Smith la Sampson dot com" sau "Puteți lăsa un mesaj la bobsmith la sampson dot com. "Folosiți-vă cea mai bună judecată, dar explicați-vă numele și numele companiei dvs. oferă celui mai bun împușcat pentru a obține informațiile corecte. Nu este o idee bună să menționăm adrese URL, cum ar fi Facebook sau Twitter, deoarece acestea pot fi confuze. Dacă credeți că acestea sunt cele mai bune locuri pentru a vă lăsa mesaje, spuneți-vă în mesajul de ieșire: "Puteți, de asemenea, să-mi lăsați un mesaj pe pagina mea pe Facebook".
