Cheltuielile de călătorie de afaceri sunt unul dintre cele mai controlabile costuri într-o organizație, iar stabilirea ratelor per diem este o modalitate de a păstra aceste cheltuieli la un nivel rezonabil. Companiile pot utiliza datele guvernului american și alte cercetări din industrie pentru a determina costurile zilnice medii corespunzătoare pentru mesele călătorilor. Călătorii individuali de afaceri trebuie să țină seama întotdeauna de politicile interne ale companiilor în timpul mesei în timpul călătoriei.
surse
Administrația Generală a Serviciilor din S.U.A. stabilește anual tarifele pe zi care includ costurile de alimentație și cazare pentru călătorii în afaceri guvernamentale federale. Multe companii folosesc acest lucru ca îndrumare atunci când își stabilesc propriile per zi sau ratele de rambursare acceptabile pentru călătorii corporativi. Pentru cheltuielile de masă, Administrația Generală a Serviciilor studiază câteva mii de restaurante la fiecare trei până la cinci ani pentru a-și informa ratele și pentru a examina în mod regulat cererile călătorilor pentru a examina dacă zonele specifice trebuie actualizate în timp. De la publicarea acestui articol, aceste rate variază de la 46 la 71 dolari pe zi pentru micul dejun, prânz și cină. În mod similar, Biroul de Indemnizații din S.U.A. stabilește tarifele de masă pe zi pentru orașele internaționale. Alte surse pentru stabilirea alimentelor pe diete includ Business Travel News, care comandă anual un studiu al restaurantelor pentru costurile de masă în 100 de orașe din Statele Unite ale Americii. Aceste rate sunt mai înalte decât cele ale Administrației Generale a Serviciilor, deoarece acestea reprezintă mese și cocktailuri la restaurante de lux. Începând cu publicarea acestui articol, acestea au avut o medie de aproximativ 85 USD pe zi.
Geografie
Indiferent de sursă, ratele de hrană pe zi tind să fluctueze în funcție de geografie. Administrația Generală a Serviciilor, de exemplu, stabilește o rată standard pentru Statele Unite ale Americii continentale, dar stabilește și rate separate în orașe care au costuri de masă mai mari. Orașele mari, cum ar fi New York, Chicago, Los Angeles și San Francisco, rămân la limita superioară a tarifelor de masă pe zi. În 2011, de exemplu, grupul alocă 71 dolari pentru masa zilnică și costurile accidentale în aceste orașe, în comparație cu cele 46 de tarife standard. Orașele de nivel secundar poartă, în general, ratele de masă pe zi în mijlocul celor două extreme.
consideraţii
Întreprinderile au două rute generale atunci când acoperă cheltuielile de alimentație ale angajaților în timpul călătoriei: pot stabili și emite direct un diod sau pot rambursa direct angajații pentru cheltuielile ocazionate de o călătorie. Dacă aceștia aleg să emită per dieme pe baza standardelor de administrare a serviciilor generale, aceștia pot opta pentru o metodă simplificată "de înaltă scădere" și nu pentru a emite per diemi pentru fiecare geografie individuală.În această metodă, zonele cu costuri ridicate - principalele și unele orașe secundare - primesc o rată per zi și toate celelalte zone beneficiază de o rată mai mică. Deoarece nivelurile guvernamentale pe zi nu sunt adecvate pentru a acoperi mesele mult mai costisitoare pentru călătorii executivi, multe companii optează doar la rambursarea costurilor de masă, deși ele oferă de asemenea, în mod frecvent, limite de timp pentru a menține costurile sub control.
Informații fiscale
Întreprinderile care folosesc media generală a serviciilor pentru diurne pentru alimente și alte costuri de călătorie câștigă un avantaj în raportarea simplificată, în conformitate cu legile fiscale ale serviciului intern de venituri. În timp ce companiile care rambursează trebuie să păstreze chitanțe detaliate și alte date pentru aceste călătorii, cei care utilizează ratele per diur aprobate trebuie doar să păstreze înregistrări ale călătoriei în sine, nu încasări individuale de cheltuieli din călătorie. Dacă sunteți auto-angajat, puteți, de asemenea, să utilizați tarifele per diem pentru îndrumare atunci când deduceți cheltuielile de afaceri din impozitele dumneavoastră. Puteți deduce o parte din indemnizația de masă standard, în general, de aproximativ 50%, ca o cheltuială în locul menținerii filelor din fiecare chitanță individuală.
