Segregarea în numerar a sarcinilor este o tactică pentru a reduce riscul pierderii accidentale și intenționate a banilor de către angajați. Persoana cel mai probabil de a fura numerar de la o companie este un angajat pe termen lung într-un mediu de lucru care nu are segregarea sarcinilor. Segregarea în numerar a sarcinilor este cea mai frecventă în companiile mai mari, dar și întreprinderile mici pot beneficia de o segregare minimă a sarcinilor sau de a avea un manager care să supravegheze și să revizuiască cu atenție taxele în numerar. Segregarea corectă a sarcinilor într-o afacere cu numerar necesită autorizare, custodie, înregistrare și reconciliere.
Autorizare
Autorizarea este primul pas în lanțul de custodie. Numai o persoană este autorizată să îndeplinească o sarcină. De exemplu, o persoană poate primi corespondență și cecuri, dar nu ar trebui să păstreze cecurile în custodia sa, să le înregistreze sau să reconcilieze registrul pe care au fost introduse cecurile. În plus, el poate autoriza sau pregăti depozite, dar nu poate merge la bancă pentru a depune banii. Uneori, într-o afacere mai mică, persoana care autorizează cecul o poate reconcilia numai dacă un alt angajat sau manager a depus-o și a înregistrat-o.
Custodie
Durata custodiei depinde de taxă. De exemplu, un casier care manipulează bani pentru o schimbare de opt ore în majoritatea cazurilor nu trebuie să-și reconcilieze propria sertar de bani. Ar fi acceptabil ca ea să conteze și să înregistreze totalurile de la sfârșitul zilei, însă un superior ar trebui să reconcilieze totalurile pentru a verifica numerarul împotriva încasărilor. Acest lucru asigură că toți banii sunt contabilizați și că nu lipsesc.
Înregistrare
Înregistrarea este taxa în numerar care impune unui manager sau unui angajat să înregistreze fizic sau electronic un total de numerar în contabilitatea societății. Această taxă vamală asigură o pistă de hârtie care urmează banii. În exemplul nostru anterior, managerul care a reconciliat sertarul de numerar trebuie să primească un alt manager pentru a înregistra banii în numerar pentru depuneri sau numerar la îndemână. Atunci când mai mulți oameni manipulează numerar, este esențial să se separe taxe pe tot parcursul lanțului de custodie.
Reconciliere
Reconcilierea este ultimul pas în separarea taxelor de numerar și a lanțului de custodie. Se asigură că toți cei care au gestionat banii au reprezentat corect numerarul, cecurile sau depozitele. Atunci când un manager sau un angajat reconciliază totalurile de numerar pentru o zi sau o săptămână, acesta oferă o oportunitate pentru afacere de a detecta orice eroare în contabilitate sau de a descoperi potențialul furt intern. Afacerea ar trebui să aibă întotdeauna o persoană diferită decât cea care a primit, a manipulat sau a înregistrat banii.
