Când vi se cere să scrieți un raport profesional, este posibil să fiți confuzi în legătură cu informațiile care trebuie incluse. Afacerea scrisă, în special pentru rapoarte, are adesea un format și un stil care trebuie urmat. Când sunteți obișnuiți să scrieți în formatul și stilul necesar pentru rapoartele profesionale, ar trebui să puteți scrie un raport rapid și ușor.
Examinați stilul de scriere a rapoartelor. Spre deosebire de scrierea narativă sau de eseu, scrierea de rapoarte este extrem de eficientă. Orice cuvinte inutile ar trebui eliminate, iar limba este simplă și directă. Utilizați voce activă și evitați informațiile redundante.
Adăugați elementele bulletului ori de câte ori puteți. Mai degrabă decât să explici ceva în formă de propoziție, un raport o va explica cu o listă de gloanțe. De exemplu, caracteristicile unui proiect de afaceri nu vor fi scrise sub formă de paragrafe, ci mai degrabă enumerate cu gloanțe.
Spargeți paragrafele astfel încât fiecare să aibă doar câteva linii lungi. Raportarea scrisului nu include paragrafe lungi.
Evitați să includeți informații despre care publicul dvs. știe deja. Cu un eseu, presupuneți adesea că cititorul nu știe nimic despre subiect. În scrierea unui raport, ștergeți toate informațiile despre care publicul dvs. cunoaște deja. De exemplu, dacă scrieți un raport despre o politică nouă a companiei pentru personalul de conducere, nu includeți informații generale despre compania dvs. pe care managerii ar ști deja. Cu toate acestea, aceste informații ar putea fi incluse dacă raportul este pentru un grup de angajați noi.
Includeți materiale suplimentare cu raportul de afaceri. Lucruri precum graficele, graficele, fotografiile, tabelele, diagramele și alte imagini vizuale pot fi folosite pentru a îmbunătăți raportul și pentru a clarifica semnificația.
Puneți rubricile pe întreg raportul pentru a face mai ușor compararea diferitelor secțiuni pentru cititor.
